تفکر ساختارمند : گله گاو شیرده و تیم فروش چه شباهتی به هم دارند؟

مدیر ارشد یک کارخانه آمریکایی روزی این سؤال به ذهنش رسید: “آیا تغییرات سریع کنونی، به معنی بی‌فایده بودن همه ابزارها و روش‌های مدیریتی ما می‌باشد. آیا محکوم به این هستیم که به محض ورود نوآوری‌های بعدی، ابزارها و رویه‌های جاری را کنار بگذاریم؟”

پاسخ این است: “بستگی دارد.”

 

بستگی به تئوری زیربنایی دارد که مبنای روش‌ها و ابزارهای امروز ماست. اگر راهکارهای مدیریتی یک نفر بر اساس پدیده‌های گذرا یا مختص یک موقعیت بنا شده باشد، احتمالا با تغییر اوضاع، نیازمند بازبینی خواهند بود.

از طرفی اگر بر اساس فهمی ساختاری شکل گرفته باشند، ممکن است شرایط تغییر کند، اما ابزارها همچنان کارایی خواهند داشت.

 

گاوها کجا هستند؟

بری ریچموند از مؤسسه‌ی های‌پرفورمنس سیستم (High-performance system) این داستان را می‌گوید:

هنگام مطالعه یک مجله‌ی معروف اقتصادی به مقاله‌ای برخوردم. این مقاله مدلی را توصیف می‌کرد که برای پیش‌بینی تولید شیر در آمریکا طراحی شده بود. مدل چنین شکلی داشت:

 

که در آن Xiها متغیرهایی مثل این موارد را شامل می‌شد:

  • تولید شیر سال گذشته
  • نرخ بهره
  • هزینه برای غذای دام
  • رشد GNP
  • و سایر عوامل از دید اقتصاد کلان

 

طبق گفته‌ی مقاله، مدل به عنوان یک ابزار پیش‌بینی به خوبی عمل می‌کرد. حداقل به نظر در دنبال کردن داده‌های تاریخی موفق بود.

نکته واضحی می‌توانست باعث دلخوری دامداران و افرادی شود که به دنبال مشخصات عملیاتی هستند: “گاوها کجایند پس؟”

ساده است اگر گاوی نباشد شیری نخواهد بود. ساده اما صحیح.

 

حال تمامی این صحبت‌ها درباره گاوها چه ارتباطی به سؤال آن مدیر ارشد دارد؟ فرض کنید یک بیماری واگیر به جان گاوهای کشور بیفتد و همه را بکشد. مدل بالا چه پیش‌بینی برای تولید شیر در سال آینده خواهد داشت؟ احتمالا پاسخ شباهت زیادی به عدد شیر در سال گذشته دارد که به وضوح اشتباه است. پس باید این مدل را رها کنیم.

 

ممکن است بگویید عادلانه نیست. این به معنی اشتباه بودن مدل نیست. بلکه به خاطر تغییرات ناگهانی دنیا بعد از ساخت مدل است و حال این تغییرات باید به مدل اضافه شود. اما چه چیزی واقعاً تغییر کرده است؟

بله گاوها الان مرده‌اند: اما واقعیت بنیادین که شیر از گاوها می‌آید و بدون گاو شیری وجود نخواهد داشت، همان قدر الان صحیح است که پیش از مرگ دسته جمعی گاوها صحیح بود.

 

با رویکردی ساختاری طبیعت جهان اصلاً تغییری نکرده است. مدل کفایت کامل نداشت، چرا که بر اساس داده‌های مختص شرایطی بود که حالا تغییر کرده‌اند.

 

تفکر ساختارمند:

وقتی به دنیا از دریچه‌ی ساختارها نگاه می‌کنیم، تمایل داریم نحوه‌ی عملکرد واقعی چیزها را بفهمیم. به همین خاطر علاقه کمتری به روابط همبستگی داریم و بیشتر علاقمند به ساختارهای علّی هستیم، که رفتار مشاهده شده را ایجاد می‌کند.

 

این به معنی ارزشمند نبودن مدل‌های غیرساختاری نیست. مثلاً مدل‌های رگرسیونی کاربردهای بسیاری دارند و برای تعیین همبستگی، منابع واریانس و برونیابی از داده‌های تاریخی مفیدند. اما این مدل‌ها برای فهم نحوه‌ی عملکرد حقیقی یک سیستم، کارایی لازم را ندارند.

 

اگر به مدل تولید شیر با رویکردی ساختاری نگاه می‌کردیم، کار با این حقیقت ابتدایی شروع می‌شد که شیر از گاو می‌آید. به همین خاطر گاوها انباره اصلی در مدل هستند. با تولد، بلوغ و شیرده شدنشان تعداد گاوها در طول زمان انباشته می‌شود.

بسته به حیطه‌ی مطالعات ما، ممکن است بخواهیم چرخه عمر کل گاوها را در نظر بگیریم یا فقط گاوهای شیرده را بررسی کنیم.

 

در این مثال بر روی جریان گاوها از تولد تا بلوغ و ورود به انباره گاوهای شیرده تمرکز می‌کنیم. بنابراین تولید سالیانه شیر به وسیله تعداد گاوهای شیرده در هر زمان و مقدار تولید شیر توسط هر گاو تعیین می‌شود.

البته عوامل متعددی هستند که بر تولید شیر اثر می‌گذارند. مثل تأمین غذا، تقاضای شیر و تعداد دامداران، این عوامل هم می‌توانند در غالب انباره و جریان به مدل اضافه شوند.

 

سپس مدل نهایی را می‌توان در یک کامپیوتر شبیه‌سازی کرد تا ببینیم تولید شیر چطور در طول زمان رفتار می‌کند. برای خلق سناریوی فرضی بیماری واگیر، به سادگی برای انباره گاوها عدد صفر را قرار می‌دهیم. در این حالت تولید سالانه شیر نیز صفر می‌شود.

از آن‌جایی که این مدل به ساختار سیستم گره خورده است، نه داده‌های تاریخی، حتی اگر همه گاوها هم بمیرند، نیازی به دور انداختن آن نیست.

 

سطوح توصیف

ما در جهان رویدادها زندگی می‌کنیم. در نتیجه در زندگی بر اساس تفکر رویدادمحور با مسائل مواجه می‌شویم و به دنبال راه‌حل می‌گردیم.

اما این بدان معنی نیست که برای هر واقعه باید طوری رفتار کنیم که گویی رویدادی جدید است. می‌توانیم به الگوهای رفتاری در طول زمان بنگریم و درس‌هایی از گذشته بیاموزیم که توانایی ما را برای مدیریت شرایط کنونی ارتقاء دهد. این هدف مدل‌های پیش‌بینی است.

 

مدل‌های پیش‌بینی مانند مثالی که از مدل اقتصادی در بالا گفته شد، در تلاش هستند اطلاعاتی درباره آینده فراهم کنند، آن هم با نگاه به گذشته. اما مدیریت بر اساس این پیش‌بینی‌ها، از بسیاری جهات شبیه تلاش برای رانندگی آن هم با نگاه به آینه‌ی بغل است.

چه زمانی بهترین کارایی را دارد؟ وقتی که جاده مستقیم باشد و هیچ مانعی در مسیر نداشته باشیم. چه زمانی شکست می‌خورد؟ بقیه زمان‌ها.

 

وقتی از مدل‌های پیش‌بینی استفاده می‌کنیم، زمانی متوجه می‌شویم پیچ را اشتباه رد کرده‌ایم که، لبه‌ی پرتگاه را پشت سر خود می‌بینیم و سقوط آزاد را در دل حس می‌کنید.

پیش‌بینی دانش بسیار اندکی از عامل ایجاد کننده رفتاری می‌دهد، که مشاهده می‌کنیم. متعاقباً تنها زمانی به ما اجازه می‌دهد تغییرات را پیش‌بینی کنیم و نسبت به آن واکنش نشان دهیم، که انحراف زیادی نسبت به رفتار گذشته وجود نداشته باشد.

 

از طرف دیگر مدل‌ها نیروهای ساختاری را نشان می‌دهند، که در حال اثرگذاری‌اند و به همین علت کم‌تر به موقعیت وابستگی دارند.

اگر بخواهیم به پرسش مدیر ارشد بازگردیم، تفکر ساختارمند بنیاد پایدارتری برای فهم مهیا می‌کند که حتی در زمان تغییرات آشوبناک هم باقی می‌ماند.

 

مهارت‌های تفکر عمومی

اگر شروع کنیم به دیدن جهان از دریچه رویکرد ساختاری، فایده دیگری هم برایمان دارد:

توانایی انتقال بینش. این قابلیت در دیدن ساختارهایی که در محیط‌های مختلف تکرار می‌شوند را تحت عنوان “تفکر عمومی” می‌شناسیم و خود ساختارها را “ساختارهای عمومی” می‌نامیم.

 

مثلاً اگر مدل تولید شیر را در نظر بگیریم و “استخدام” را با “تولد” جایگزین کنیم و کارآموزان را با گوساله‌ها و مدیران را با گاوهای شیرده، می‌توانیم مدل تولید شیر را به مدل دیگری تغییر دهیم که با استفاده از آن می‌توان نیروهای ساختاری را بررسی کنیم که بر فروش سالیانه یک سازمان تأثیر گذارند.

 

زیربنای هر دو، ساختار عمومی یکسانی است و آن توسعه یک منبع است. فارغ از این‌که بحث کنیم پروش یک مدیرفروش بیش‌تر طول می‌کشد یا یک گاو شیرده، همگی موافق هستیم که ساختار هر دو فرآیند به طور بنیادین مشابه است.

در ادامه با بررسی یک مثال دیگر، بحث مدیریت انباره‌ها را در سیستم بیشتر بررسی می‌کنیم.

مدیریت انباره: اجتناب از سندروم موشی

داستانی درباره مردی است که کل عمرش را صرف به خاطر سپردن چیزهایی بی‌اهمیت می‌کرد. او آمار تمامی بازیکنان تاریخ لیگ برتر بیسبال را می‌‌دانست. همچنین عنوان، کارگردان و بازیگران صدها فیلم را از بر بود. نام هر برنامه تلویزیونی را می‌دانست.

 

اما روزی با شرایط بدی مواجه شد، هر چقدر تلاش می‌کرد، هیچ مطلب جدیدی را نمی‌توانست به خاطر بسپارد. ظاهر تمامی حافظه‌اش پر شده بود. هر چند در انباشتن این اطلاعات بی‌فایده در کل زندگی‌اش تلاش کرده بود، هیچ‌گاه به خالی کردن این انباره نیاندیشیده بود. به نوعی مقدمات مدیریت انباره‌ها را نیاموخته بود.

 

موش‌ها و عشایر

زندگی را می‌توان به شکل وظیفه پایان ناپذیر مدیریت انباره‌های متفاوت دید. آشپزخانه، یخچال، حساب پس‌انداز و کمد لباس‌ها، همگی جزء خیل زیاد انباره‌هایی هستند که آن‌ها را روزانه مدیریت می‌کنیم.

 

در یک سمت مدیریت انباره موش است که هیچ چیز را دور نمی‌اندازد. در سمت دیگر عشایری هستند که در حدی چیز نگه می‌دارند که بتوان آن‌ها را در کیف کوچکی جمع کرد. در میانه این دو سر، طیفی از اکثریت افراد است که مدام درگیر حفظ تعادل درست بین حفظ کردن و تخلیه کردن هستند.

آناتومی مدیریت انباره

یک ساختار مدیریت انباره معمول (Accumulator management structure: AMS) این عناصر را دارد:

انباره (انباشتگی)، جذب، تخلیه، سطح مطلوب انباشتگی و اقدام اصلاحی.

 

علاوه بر این همواره مقداری تأخیر بین اقدام اصلاحی و جذب وجود دارد. چرا که همواره برای به خاطرسپاری اطلاعات یا ایجاد تغییرات فیزیکی نیازمند زمان هستیم.

ساختار مدیریت انباره یک ساختار عمومی است که می‌تواند نماینده دامنه وسیعی از محیط‌های کسب و کاری باشد که در آن‌ها مدیریت انباره مهم است.

 

مثلاً کسب و کار بیمه را می‌توان با نموداری نسبتاً ساده و با تمرکز بر انباره‌ها و جریان‌ها به تصویر کشید. بیمه حول مدیریت دو انباره اصلی می‌چرخد: بیمه‌ شده و سرمایه.

اگر مدیران عددی را برای هر انباره و جریان در نظر بگیرند که نشان دهنده درصد منابع سازمانی تخصیص یافته به آن باشد، دیاگرام نشان می‌دهد کدام ناحیه بیش‌ترین تمرکز سازمانی را دریافت می‌کند. این کار هر ضعفی در تأکیدهای سازمانی روی امور مختلف را بیرون می‌کشد.

 

مثلاً اختصاص زمان بسیار اندک برای حفظ بیمه‌شدگان کنونی که راه‌هایی برای خدمت‌رسانی بهتر شرکت به این مشتریان را فاش می‌کند.

 

خطوط تأمین و تأخیرها

اگر کنترل مستقیم و آنی روی تمامی عناصر ساختار مدیریت انباره (AMS) داشتیم، مدیریت انباره‌ها ساده می‌شد:

نرخ تخلیه را محاسبه می‌کردیم، سطح دلخواه انباره را بر اساس آن تنظیم می‌کردیم و اقداماتی را اتخاذ می‌کردیم که به صورت آنی نتیجه می‌داد.

 

در زندگی خود در منزل خیلی اوقات چنین الگویی را دنبال می‌کنیم. برای مثال برای وعده‌های غذایی برنامه می‌ریزیم، برای تهیه مقدار مشخصی غذا تصمیم می‌گیریم، پیش‌بینی می‌کنیم چه زمانی مواد اولیه تمام خواهد شد و بر حسب نیاز به فروشگاه می‌رویم. متأسفانه وقتی وارد محیط سازمانی می‌شویم همه چیز این‌قدر سر راست نیست.

 

یکی از چالشی‌ترین وجوه مدیریت انباره‌ها در یک کلمه خلاصه می‌شود: تأخیرها. تعیین و تعریف ویژگی‌های طبیعت تأخیرها و منبابع آن‌ها، معمولاً نقش حیاتی در مدیریت اثربخش انباره‌ها بازی می‌کند. قسمت بزرگی از مشکل در کنترل محدود ما روی تأخیر خط تأمین نهفته است.

 

مدیریت بازی نوشیدنی

در یک بازی مربوط به سیستم تولید و توزیع که به بازی توزیع نوشیدنی معروف است، به شرکت کنندگان مسئولیت مدیریت موجودیِ انبارِ (انباره) نوعی نوشیدنی سپرده می‌شود. هر تیم شامل 4 بازیکن است که در ساختاری به هم وصل شده‌اند و شبیه همان دیاگرام AMS می‌باشد.

در هر تیم بازیکنان باید تصمیمات مربوط به سفارش‌دهی را به صورتی بگیرند که موجودی انبار در سطحی دلخواه حفظ شود.

 

طبق گفته استاد دانشگاه MIT آقای جان استرمن، وقتی شرکت‌کنندگان در بازی توزیع نوشیدنی تلاش می‌کنند انباره‌ها را مدیریت کنند، معمولاً به سه مشکل رایج برمی‌خورند.

– اول این‌که معمولاً طول تأخیر از زمانی که سفارش می‌دهند تا زمانی که نوشیدنی را دریافت کنند، دست کم می‌گیرند و به همین خاطر سفارشاتی با ابعاد بیش از حد بالا می‌گذارند. حتی وقتی اطلاعات کامل درباره تأخیرها در خط تأمین به آن‌ها داده می‌شود.

ظاهرا متوجه نمی‌شوند که تصمیمات آن‌ها برای سفارشات خود بر طول خط تأمین اثرگذار است. یعنی هر چه بیش‌تر سفارش دهند، دریافت نوشیدنی بیش‌تر طول می‌کشد.

 

  • هم‌چنین او متوجه شد وقتی افراد در تعیین سطح موجودی بهینه مشکل دارند، به سادگی سطح اولیه موجودی به ذهنیت آن‌ها لنگر می‌اندازد و مقدار جدید را با آن هماهنگ می‌کنند.
  • این یافته تمایل عمومی بیش‌تر مردم را نسبت به این موضوع نشان می‌دهد که به اتکاء به اهداف یا استانداردهای گذشته به جای جست و جو برای موارد بهتر.
  • سوم این که افراد معمولاً به عوامل بیرون از سیستم به عنوان مسئول عدم پایداری‌های مشاهده شده در بازی اشاره می‌کنند. به این معنی که افراد بیش‌تر به توضیح مسئله با دید حلقه باز تأکید دارند به جای مرتبط کردن دینامیک‌های موجود به تصمیمات خود.
  • در واقع نوسانات با دامنه زیاد در موجودی به خاطر تصمیم‌گیری خود آن‌ها به وجود آمده است.

اجتناب از سندروم موشی:

اگر می‌خواهید از سندروم موشی اجتناب کنید، نیاز دارید به جای تمرکز روی یک قسمت آن کل ساختار مدیریت انباره را مدیریت کنید. دشواری‌های مشاهد شده پیرامون مدیریت بازی نوشیدنی، می‌گوید که وقتی با یک موقعیت معمول مدیریت انباره مواجه شدید، باید به این پرسش‌ها بیاندیشید:

 

  • تأخیرها در خط تأمین کجا هستند و چطور تغییر می‌کنند؟
  • چه حقایقی تعیین کننده سطح دلخواه انباره‌ها هستند؟
  • سیاست‌ها و تصمیمات کنونی چطور به سیستم بازخورد می‌دهند که نتایجی که مشاهده می‌کنیم به وجود می‌آیند؟

 

دیاگرام ساختار مدیریت انباره نقطه‌ی شروع خوبی برای پاسخ به این سؤالات است.

 

سایر مطالب تفکر سیستمی:

  1. در سیستم پیچیده دینامیک بال پروانه طوفان به پا می‌کند
  2. هر سیستم یک مجموعه است و نه بالعکس
  3. هدف، روح نا پیدای سیستم
  4. مراقب کوه یخ سیستم‌ها باشیم
  5. دشمن را ملاقات کردیم : خود ما! (قسمت اول)
  6. دشمن را ملاقات کردیم : خود ما! (قسمت دوم)
  7. مثال‌هایی از مقاومت در برابر سیاست
  8. مقاومت علی سیاست: اشکال در سیستم یا سیاست؟
  9. بازخور (فیدبک): دستان پشت پرده سیستم‌ها
  10. وبسایت‌هایی برای مطالعه تفکر سیستمی
  11. تفکر سیستمی: یک جهان‌بینی عملیاتی (قسمت اول)
  12. تفکر سیستمی: یک جهان‌بینی عملیاتی (قسمت دوم)
  13. تفکر در زمینه‌ی تفکر سیستمی: چطور می توانیم راحت تر به آن تجهیز شویم؟
  14. 7 مهارت اساسی اندیشیدن (ابزارهای تفکر سیستمی)
  15. تفکر سیستمی: چه چیزی؟ چرا؟ چه زمانی؟ کجا؟ وچطور؟
  16. تفکر سیستمی: نیاز رهبران برای رشد پایدار کسب و کار
  17. معرفی چند کتاب تفکر سیستمی
  18. مربی‌گری و تسهیل تفکر سیستمی در سازمان
  19. 6 گام سیستمی اندیشیدن در عمل
  20. چطور ساختار سیستمی را ببینیم؟
  21. تفکر دینامیک (پویا) چیست؟
  22. ماتریس استقرار چشم انداز: چارچوبی برای تغییرات بزرگ
  23. از تفکر رویداد محور تا تفکر سیستمی
  24. کلیپ تفکر سیستمی
  25. مدل ذهنی چیست؟
  26. مدل های ذهنی و مدل‌سازی دینامیک سیستم ها
  27. معرفی سه ابزار تفکر سیستمی تحت وب
  28. مسئولیت پذیری سازمانی : چطور جلوی یکی از سنگین‌ترین هزینه‌های سازمانمان را بگیریم؟
  29. سطوح مسئولیت پذیری سازمانی : درمانی برای پدیده‌ای خطرناک در سازمان
  30. تئوری‌پردازی برای خلق حلقه های علت و معلولی
  31. استفاده از نمودارهای حلقه علیت برای شفاف کردن مدل ذهنی
  32. شناسایی تاخیر ؛ چطور در سازمان در فرصت کمتر کار بیشتری انجام دهیم
  33. چرا معضل ترافیک کلانشهرها ساخت اتوبان و بزرگراه نیست؟
  34. معرفی تفکر سیستمی به سازمان ؛ چطور دیگران را با خود همراه کنیم؟
  35. عشق در تفکر سیستمی [ویدئو]: مثالی عملی در زندگی روزانه
  36. تفکر سیستمی و سازمان ناب : چطور تویوتا نوسانات بازار را در خود حل کرد
  37. تفکر سیستمی و چاقی : چرا گرسنگی راه لاغر شدن نیست؟
  38. تفکر سیستمی و اضافه وزن (2): سیستم بدن را بشناسیم و لاغر شویم
  39. نقطه اهرمی چیست؟ 12 نوع آن از دید تفکر سیستمی
  40. نقاط اهرمی در سیستم‌ها (1): معرفی سه نمونه آن
  41. نردبان استنتاج: چطور به کمک این مدل از سوء برداشت جلوگیری کنیم؟
  42. سطوح فهم از دید تفکر سیستمی: رویداد، الگو، ساختار و چشم‌انداز
  43. زبان تفکر سیستمی: چطور با تغییر زبان دنیا را واقعی‌تر ببینیم؟
  44. حلقه های علت و معلولی: سنگ بناهای سیستم‌های دینامیکی
  45. حلقه های علیت تا دیاگرام گرافیکی عملکرد : ابزار قدرتمند تفکر سیستمی
  46. تفکر سیستمی با راسل ایکاف [ویدئو]
  47. سیستم‌ها با راسل ایکاف [ویدئو]: چرا نظام سلامت و آموزش به ما ضرر می‌زنند؟
  48. تفکر ساختارمند : گله گاو شیرده و تیم فروش چه شباهتی به هم دارند؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *