چطور اهداف متناقض سازمان‌تان را با تفکر سیستمی مدیریت کنید؟

اهداف متناقض و تفکر سیستمی

سوزان در یک شرکت بین‌المللی، مدیر ارشد است و دائماً در حال رسیدگی به خواسته‌های مشتریان در پروژه‌های شرکت و حضور در انجمن تخصصی ارتقا دانش فنی سازمان است. او اغلب اوقات احساس می‌کند که یکی از وظایفش باید نسبت به وظایف دیگر اولویت کمتری داشته باشد، در حالی که اهمیت هر دوی آن‌ها به یک اندازه است.

تاکید بر یک اقدام اصلاحی رایج

نیاز رسیدن به دو هدف متفاوت، به سازمان فشار می‌آورد تا همزمان میزان بیشتر (B1) و کمتری (B2) از یک اقدام را که بر عملکرد مرتبط با هر دو هدف تاثیر می‌گذارد، به کار گیرد. دستیابی به هر دو حالت غیرممکن است؛ به همین دلیل، سازمان به بهای از دست دادن یک موقعیت مطلوب، به موقعیت مطلوب دیگر دست می‌یابد.

تمامی مدیران، مثل سوزان، همیشه با چالش دستیابی به اهداف متناقض رو به رو می‌شوند.

برای مثال، ممکن است شما در سازمانتان تحت فشار برای چنین اقدامات متناقضی باشید:

  • افزایش درآمد اما تعدیل نیرو
  • توسعه بخشیدن درحالی که اثربخشی بیشتر شود
  • سرمایه گذاری در ارتباطات مشتری با وجود توجه به شایستگی‌

چگونگی پاسخ به این چالش‌ها بر توانایی شما و سازمانتان برای دستیابی به یک، هر دو و یا هیچ کدام از این اهداف تاثیر می‌گذارد.

ترسیم این چالش‌ها و اهدافشان به عنوان حلقه‌های تعادلی و در حال رقابت، به شما کمک می‌کند تا تنش ایجاد شده توسط این ساختارها را بهتر درک کرده و استراتژی‌ها و راهکارهایی را برای آن‌ها طراحی کنید.

این مقاله، فرایندهای بازخوردی را معرفی می‌کند که دو ساختار با اهداف متناقض را تشریح کرده و نکاتی را برای مدیریت حلقه‌های علیت به وجود آمده مطرح می‌کند.

گیر افتادن میان دو هدف

اهداف متناقض خودشان را به دو شیوه نشان می‌دهند.

در شیوه‌ی اول، نیاز به دستیابی به دو هدف متفاوت به سازمان فشار می‌آورد تا همزمان میزان بیشتر (B1) و کمتری (B2) از یک اقدام را که بر عملکرد مرتبط با هر دو هدف تاثیر می‌گذارد، به کار گیرد.

دستیابی به هر دو حالت به صورت همزمان غیرممکن است؛ به همین دلیل، سازمان به بهای از دست دادن یک موقعیت، به موقعیت دیگر می‌رسد.

برای مثال، مدیران ارشدی که تحت فشار برای کاهش هزینه‌ها هستند، تصمیم می‌گیرند که بهترین راه برای انجام این کار، کاهش تعداد کارمندان است. در عین حال، عنوان می‌کنند که باید به اهداف افزایش درآمد سازمان نیز دست یافت. برای دستیابی به هدف دوم، مدیرانِ صف به کارمندان بیشتری نیاز دارند که با دستور کاهش تعداد کارمندان در تناقض است.

در نتیجه‌ی این خواسته‌های متضاد، شرکت‌ها کارکنان را اخراج می‌کنند و پس از مدتی آن‌ها را مجدد به عنوان کارکنان قراردادی یا حتی تمام وقت به کار می‌گیرند.

شرکت Digital Equipment برای اولین بار در دهه‌ی 80 میلادی تلاش کرد تا کوچک‌سازی را پیاده کند و با افزایش میزان تناقض دو هدف، تغییراتی را در تعداد کارکنان در طول یک سال تجربه کرد .

این مشکل با فرضی ضمنی در سازمان همراه بود: راه حل دستیابی به هدف، مدیریت بر حداکثر افراد ممکن است. تغییر تعداد کارکنان، موجب سردرگمی و بدگمانی کارکنان شد و آن‌ها مسیر و رهبری سازمان را زیر سوال بردند.

فشار برای یک اقدام اصلاحی

تلاش برای دستیابی به هر دو هدف …. و دست نیافتن به هیچ کدام

اهداف متناقض به شیوه‌ای دیگر نیز بروز می‌کنند. در این حالت، تلاش برای دستیابی به هر دو هدف به صورت همزمان، توانایی افراد برای رسیدن به هر یک از اهداف را کاهش می‌دهد (به B3 و B4).

ممکن است عملکرد کاهش یابد. چون فشار انتظارات متناقض موجب بروز مشکلاتی مانند ارتباطات ضعیف، کاهش هماهنگی و بهره‌وری (R5  و R6) می‌شود. در اصل، تلاش برای دستیابی به این اهداف به “آرکتایپ اصلاحت ناموفق” تبدیل شده و در طول زمان، عملکرد هر دو قسمت را کاهش می‌دهد.

به عنوان مثال یک سازمان غیرانتفاعی در تلاش بود تا در کنار رسیدن به رشد زیاد، بتواند فعالیت گروه‌های مستقل خود را مدیریت و هماهنگ کند. در چنین موردی خطر انتظارات متناقض و حجم زیاد کار کاملاً آشکار شد. این مشکل با کاهش تمایل همکاری گروه‌های کاری و حجم بالای کاری تشدید شد که در نتیجه‌ی تقاضای افزایش زمان کارکرد افراد بود.

فرسایش توانایی برای رسیدن به اهداف متناقض

نکاتی برای مدیریت اهداف متناقض

چگونه می‌توانید نتایج ناخواسته‌ی موقعیتی با اهداف متناقض را مدیریت کنید؟

اول وجود این تضادها را بپذیرید. اغلب اوقات، مدیران این موقعیت‌ها را بدیهی دانسته و متوجه نمی‌شوند که چقدر می‌توانند مانع موفقیت واحد تحت نظر آن‌ها شوند. با مطالعه‌ی مثال‌های بالا باید نسبت به معایب چشم‌پوشی از اهداف متناقض، متقاعد شده باشید.

دوم مطمئن شوید که این دو هدف، واضح و آشکار بوده و دیگران می‌دانند تلاش برای دستیابی همزمان به هر دو هدف چه عواقبی به دنبال دارد.

سوم ببینید آیا اهمیت هر دو هدف به یک اندازه است یا خیر. بدین منظور، می‌توانید نتایج کوتاه‌مدت و بلندمدت شکست یا موفقیت دستیابی به هر یک را با دیگری مقایسه کنید.

مثلا وقتی شرکت Digital Equipment دریافت که ساختار هزینه‌اش پس از گذشت یک سال با وجود رشد بالقوه‌ی درآمد، ناپایدار است، تعدیل نیرو را با جدیت بیشتری بررسی کرد.

اگر هر دو هدف، اهمیت یکسانی دارند، ببینید سازمان چگونه می‌تواند از طریق اقدامات یا افراد مختلف به آن‌ها دست یابد. به عنوان مثال، سازمان غیر انتفاعی که در بالا ذکر شد، وظیفه‌ی جذب سرمایه را به گروه‌های کاری و اختیار مدیریت برنامه را به گروه ملی محول کرد و هماهنگی میان این دو گروه را تقویت کرد. در عین حال، با پاداش دادن به افراد برای چیزی که کسب کرده‌اند و نه کاری که شروع کرده‌اند، فشار برای تکمیل وظایف را حفظ کرد.

چهارم اینکه با سریع‌تر رسیدن به یک هدف و به تاخیر انداختن دیگری، توالی دستیابی به نتایج را بررسی کنید. به عنوان مثال، برای کاهش هزینه‌ها در کوتاه مدت، تعداد کارمندان را کاهش دهید و سپس برای افزایش درآمد در بلند مدت، پول‌های پس انداز شده را مجدداً در کسب و کاری اینترنتی که کارایی نیروی انسانی آن بیشتر است، سرمایه گذاری کنید.

اگر نتیجه‌ی ابتدایی تناقض، افزایش حجم کار به میزانی است که کارکنان ناراضی شده و سازمان را ترک می‌کنند، باید دستیابی به اهداف را به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که حجم کار در هر زمان تحت کنترل باشد.

از میان رفتن توانایی دستیابی به اهداف متناقض

در این حالت، تلاش برای دستیابی به دو هدف به صورت همزمان (B3 و B4)، توانایی افراد در دستیابی به هر یک از آن‌ها را کاهش می‌دهد.

فشار انتظارات متناقض باعث بروز عواقب منفی می‌شود که عملکرد را تضعیف می‌کنند (R5 و R6). افزایش فعالیت کلی نیز می‌تواند ناپایدار باشد؛ زیرا محدودیت در زمان، پول و توانایی افراد، در نهایت توانایی سازمان در دستیابی به هر یک از اهداف را محدود می‌کند (R7 و R8).

در آخر، فرضی را که در آن دو هدف در تناقض هستند، به چالش بکشید. مدیران، اغلب اوقات با بررسی بیشتر اولویت‌ها درمی‌یابند برخی از اهدافی که ظاهراً با یکدیگر در تناقضند، در واقع همراستا هستند.

این پدیده با آغاز جنبش کیفیت (Quality Movement) در آمریکا رخ داد. پیش از معرفی آن، بسیاری از مدیران تصور می‌کردند کیفیت بالا و هزینه‌ی پایین با یکدیگر در تناقض هستند؛ اما در طول زمان آموختند تا کیفیت را با افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها، به میزان زیادی افزایش دهند.

تغییر مشابهی در تفکر نیز اکنون در رشد روز افزون همراستایی کیفیت محیطی و اقدامات مدیریت هزینه در حال رخ دادن است. پروژه‌های کارآمد زیست محیطی، میلیون‌ها دلار برای شرکت‌هایی همچون Dow و Lockheed صرفه جویی کرده و به صورت همزمان، کیفیت زیست محیطی را افزایش داده و ریسک شرکت را کاهش می‌دهند.

اهداف متناقض، بخش غیر قابل اجتناب زندگی سازمانی هستند. گرچه همیشه نمی‌توانید از بروز این موقعیت‌های دشوار جلوگیری کنید، اما می‌توانید چگونگی واکنش نشان دادن به آن‌ها را کنترل کنید.

می‌توانید آن‌ها را انکار کرده یا به گونه‌ای عمل کنید که موقعیت بدتر شود؛ یا می‌توانید رویکردهای خلاقانه‌ای را ایجاد کنید که تواناییتان را در دستیابی به چیزی که می‌خواهید، افزایش دهند.

حتی با انجام تمرین می‌توانید هر فرضی را که تناقض در آن اجتناب ناپذیر است، به چالش بکشید.


2 Comments on “چطور اهداف متناقض سازمان‌تان را با تفکر سیستمی مدیریت کنید؟”

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *