دانش سازمانی چیست و چه نقشی در مدیریت دانش دارد؟

در بخش‌های قبل، سه نوع مختلف دانشی را که می‌تواند در یک سازمان وجود داشته باشد، معرفی کردیم. حال حوزه‌ی دانش سازمانی را باز کرده و به اهمیت آن بر فرایند مدیریت دانش می‌پردازیم.

 

منابع دانش سازمانی

دانش کسب­ و کار می‌تواند در سطوح متعددی وجود داشته باشد:

  • فردی: مربوط به شخص است و تا حدودی دانش ضمنی یا مهارت می‌باشد. هم‌چنین می‌تواند دانش صریح نیز باشد اما با ماهیتی فردی؛ مانند دفترچه یادداشت شخصی.

 

  • گروه‌ها و اجتماعات: دانشی که در اختیار یک گروه است ولی با دیگر قسمت‌های سازمان به اشتراک گذاشته نمی‌شود. شرکت‌ها معمولا شامل اجتماعات هستند (که غالبا به صورت غیر رسمی ایجاد شده‌اند) و توسط وظیفه‌ای مشترک، به یکدیگر مرتبط شده‌اند.

 

این اجتماعات وظیفه‌­ای ممکن است ارزش‌ها، زبان، رویه‌ها و مهارت‌های مشترکی داشته باشند. آن‌ها منبع یادگیری و مخزنی برای دانش ضمنی، صریح و ادغام‌شده هستند.

 

  • ساختاری: دانش ادغام‌شده‌­ای که در فرایندها، فرهنگ و غیره یافت می‌شود و ممکن است به وسیله‌ی تعداد زیاد یا بسیار اندکی از اعضای سازمان درک شود. برای مثال، دانش ادغام‌شده در عملیات جاری و روزمره که توسط ارتش استفاده می‌شود، ممکن است توسط سربازهایی که از این عملیات پیروی می‌کنند، شناخته شده نباشد.

 

گاهی مواقع، دانش ساختاری ممکن است از گذشته و یا درس‌های فراموش شده، به جای مانده باشد؛ جایی که دانش این درس‌ها تنها در فرایند وجود دارد.

 

  • سازمانی: تعریف دانش سازمانی، مفهومی دیگر است که ادبیات آن کمتر مورد توافق عمومی است. این اختلافات شامل محدوده‌ای است که دانش و همچنین ترکیب واقعی این دانش، در سازمان منتشر می‌شود.

 

هَچ (Hatch) آن را اینگونه تعریف می‌کند: “وقتی دانش بسیاری از زیربخش‌ها یا گروه‌ها با یکدیگر ترکیب شده و برای ایجاد دانش جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد، به دانش صریح و ضمنی حاصل، می‌توان گفت دانش سازمانی.”

 

افراد دیگر، چشم‌­اندازهای وسیع‌تری ارائه می‌کنند:

“دانش فردی، دانش به اشتراک گذاشته شده و دانش مجسم‌شده، ابعاد یا دیدگاه‌های متفاوت دانش سازمانی است”.(Ekinge & Lennartsson 2000)

 

مثل همیشه، متونی که بر چشم‌اندازی مبتنی بر فناوری اطلاعات تاکید دارند، تعاریفی سطحی‌تر و مبتنی بر اطلاعات، ارائه می‌کنند. برای مثال، ویروو و ناکامورا(Virvou & Nakamura 2008) می‌گویند:

“اطلاعاتی که به وسیله‌ی پژوهش، مطالعه یا تجربه، درونی شده و برای سازمان حاوی ارزش هستند.”

 

برای هدف این سایت، ما دیدگاهی وسیع‌تر و مبتنی بر دانش اتخاذ می‌کنیم. بنابراین، دانش سازمانی اینگونه تعریف می‌شود:

تمامی منابع دانشی درون سازمان که سازمان می‌تواند عملا از آن‌ها بهره ببرد. بنابراین این دانش می‌تواند در اختیار افراد و گروه‌ها یا در سطح سازمانی باشد.

 

  • خارج سازمانی: با این تعریف: منابع دانشی که خارج یک سازمان وجود داشته و می‌تواند برای بهبود عملکرد سازمان مورد استفاده قرار گیرد و شامل عناصر صریح مانند انتشارات و هم‌چنین عناصر ضمنی که در اجتماعات وظیف‌­ای وجود دارند می‌شود و محدوده‌ای خارج از مرزهای سازمانی دارند.

 

مفاهیم مدیریت دانش

به منظور بهبود دانش سازمانی، مدیریت دانش باید شامل تمامی طیف دانش شود و باید به توسعه‌ی دانش در تمام سطوح کمک کرده و نفوذ خود را به افراد و گروه‌ها در تمام شرکت، مطابق با الزامات سازمان، تسهیل و ترویج کند.

 

مدیریت دانش باید مخزن دانش سازمانی و امکانات بازیابی را مدیریت کرده و محیطی را ایجاد کند که موجب یادگیری و اشتراک دانش شود.

به همین منظور، هرگاه که این منابع برای توسعه‌ی منابع دانش سازمان مورد نیاز بودند، باید شامل دستیابی به منابع خارجی دانش، باشد.

 

به همین دلیل در درجه‌ای بالاتر، مدیریت دانش وابسته به درک و مدیریت یادگیری سازمانی، حافظه‌ی سازمانی، اشتراک دانش، ایجاد دانش و فرهنگ سازمانی است.

 

مدل SECI و تغییر دانش

تقریبا مهم‌ترین پژوهشگر در این زمینه، ایکاجیرو نوناکا (Ikujiro Nonaka) است. او به طور عمده در مورد مفاهیم دانش ضمنی و صریح فعالیت داشته است. همچنین توجه‌ها را به چگونگی تمایل شرکت‌های غربی به تمرکز بر دانش صریح جلب کرد.

این موضوع از آن به بعد از طریق یادگیری سازمانی و مطبوعات مدیریت دانش، انعکاس پیدا کرد.

 

نوناکا و تاکیوچی (Nonaka & Takeuchi )، مدل SECI را معرفی کردند که تبدیل به سنگ بنای خلق دانش و تئوری انتقال شده است.

آن‌ها چهار روش معرفی کردند که انواع دانش می‌توانند ترکیب و تبدیل شوند و نشان‌دهنده‌ی چگونگی اشتراک و خلق دانش در سازمان است. این مدل مبتنی بر دو نوع دانش گفته شده است.

 

  • اجتماعی‌سازی: ضمنی به ضمنی. دانش از طریق عمل، هدایت، تقلید و مشاهده، انتقال می‌یابد.

 

  • برونی‌سازی: ضمنی به صریح. این موضوع به عنوان مکانیزم تغییری سخت و مهم در نظر گرفته می‌شود. دانش ضمنی به صورت اسناد و دستورالعمل‌ها تدوین می‌شود تا راحت‌تر در سازمان منتشر گردد. از آن‌جایی که مدون‌سازی دانش ضمنی تقریبا غیرممکن است، وسعت این مکانیزم تغییر دانش، قابل بحث است. استفاده‌ی این استعاره، به عنوان یک مکانیزم مهم برونی­ سازی ذکر شده است.

 

  • ترکیب: صریح به صریح. این ساده‌ترین شکل است. منابع دانش مدون (برای مثال اسناد) برای ایجاد دانش جدید، ترکیب می‌شوند.

 

  • درونی‌سازی: صریح به ضمنی. همان‌طور که از منابع صریح استفاده و یادگرفته می‌شود، دانش درونی شده و دانش ضمنی موجود فرد استفاده­ کننده را تغییر می‌دهد.

 

مارپیچ ایجاد دانش مدل SECI

در این مدل، هم‌چنان که افراد کار می‌کنند، همکاری کرده، تعامل داشته و یاد می‌گیرند، دانش پیوسته ایجاد شده و تغییر می‌کند.

این فرایند باید به عنوان چرخه‌ای مداوم و پویا از دانش در نظر گرفته شود و نه مدلی ایستا. اساسا این موضوع، مثالی بصری از فرایندهای پیوسته و هم‌پوشان در سازمان است که اتفاق می‌افتند (یا باید اتفاق بیفتند).

 

در زیر، نمایشی گرافیکی از این مفهوم را همان‌طور که در مدل SECI گفته شد، آورده‌ایم:

 

 

تلاش بسیاری برای بررسی عملی بودن آن (با نتایج مختلف)، صورت گرفته اما در سال‌های اخیر، قابلیت اجرای مدل، شدیدا به فرهنگ سازمانی و ملّی مرتبط بوده است.

این موضوع، بیان می‌کند که فرهنگ چیزی بیشتر از یک عنصر در مدیریت دانش است (مثلا فرهنگ داخل مدل) و عاملی محدودکننده برای یک مدل به شمار می‌رود (برای مثال فرهنگ داخل مدل).

 

 

با این حال، مدل SECI در هسته‌ی تئوری تبدیل دانش در مدیریت دانش وجود دارد و این اقبال جهانی به مدل، به خودی خود ممکن است نشان‌دهنده‌ی این باشد که برخی از ابعاد آن، تقریبا مورد پسند تمام فرهنگ‌هاست.

 

حافظه‌ی سازمانی و مخازن دانش

حافظه‌ی سنتی، مرتبط با توانایی فرد برای دست‌یابی، نگهداری و بازیابی دانش است. این مفهوم در کسب و کار، از فرد فراتر رفته و بنابراین حافظه‌ی سازمانی به توانایی جمعی برای ذخیره و بازیابی دانش و اطلاعات اشاره دارد.

 

پس حافظه‌­ی سازمانی چگونه تعریف می‌شود؟

هر تعریفی نیازمند پوشش مخازن مختلف است که سازمان ممکن است در آن، دانش را ذخیره کند. این موضوع شامل سوابق رسمی‌تر، دانش ضمنی و ادغام‌شده‌ی افراد، فرهنگ سازمانی و فرایندها می‌شود.

 

والش و انگسون(Walsh and Ungson)، چشم‌اندازی عمیق‌تر از بررسی‌های حافظه‌ی سازمانی ارائه می‌کنند.

آن‌ها به این توجه می‌کنند که گذشته‌ی سازمان چگونه بر تصمیم‌گیری جاری تاثیر می‌گذارد و چگونه ادراکات به اشتراک گذاشته شده، پدیدار گشته و قسمتی از کل سازمان شده؛ که ممکن است حتی بعد از اینکه افراد کلیدی، سازمان را ترک کردند، هم‌چنان ثابت باقی بماند.

 

این موضوع از شکل‌گیری تعابیر به‌هم پیوسته با توجه به نتایج تصمیم‌گیری، صورت گرفته است. اطلاعات بیان‌کننده‌ی محرک‌های تصمیم و پاسخ، به شکل اطلاعات ذخیره شده و پس از بازیابی و اصلاح، بر تصمیم‌های کنونی تاثیر می‌گذارند.

 

این دو نفر، مراحلی را در فرایند حافظه‌ی سازمانی تعریف کرده و پنج مورد از امکانات نگهداری را مطرح می‌کنند:

 

دستیابی: حافظه‌ی سازمانی شامل اطلاعات انباشته، با توجه به تصمیمات گذشته است. این اطلاعات به طور مرکزی ذخیره نشده بلکه میان امکانات نگهداری مختلف، تقسیم شده است.

هر زمان که تصمیمی گرفته شده و نتایج ارزیابی می‌شوند، برخی اطلاعات به حافظه‌ی سازمانی اضافه می‌شوند.

 

نگهداری: تجربیات گذشته می‌توانند در هر کدام از این پنج مخزن نگهداری شوند:

  • افراد

 

  • فرهنگ: زبان و چارچوبی که در سازمان وجود داشته و تعابیر به اشتراک گذاشته شده را تشکیل می‌دهند.

 

  • تغییر شکل‌­ها: رویه‌ها و سیستم‌های رسمی‌شده که سازمان از آن‌ها استفاده می‌کند. این سیستم‌ها منعکس کننده‌ی تجربیات گذشته‌ی سازمان و مخازنی برای دانش ادغام‌شده هستند.

 

  • ساختارها: افراد را به یکدیگر و محیط مرتبط می‌سازند. تعامل اجتماعی، مشروط به انتظارات مشترک بین افراد براساس نقششان در سازمان است. این تعامل در طول زمان، تابع الگویی است و شامل سطح سازمانی می‌شود. این موضوع می‌تواند از طریق ساختارهای رسمی و غیر رسمی اتفاق افتاده و شامل حافظه‌ای اجتماعی می‌شود که اطلاعات را درباره‌ی درک سازمان از محیط، ذخیره می‌کند.

 

  • فعالیت‌های خارجی: محیط خارجی سازمان که دانش و اطلاعات می‌توانند در آن ذخیره شوند. برای مثال، کارکنان سابق، کارمندان دولت، رقبا و غیره.

 

بازیابی: این مورد می‌تواند کنترل شده یا خودکار باشد. خودکار بودن به فرایند شهودی و ذاتا راحت دستیابی به حافظه‌ی سازمانی اشاره دارد که معمولا قسمتی از نتایج یک عمل موجود است و کنترل‌شده، اشاره به قصد دسترسی به دانش ذخیره‌شده دارد.

 

همان‌طور که مشخص است، سه مرحله‌ی گفته شده برای فرایند یادگیری شرکت، حیاتی هستند. مانند یک فرد، شرکت باید قادر باشد تا به تجارب گذشته دسترسی داشته و از آن‌ها به منظور جلوگیری از تکرار اشتباهات و بهره برداری از دانش با ارزش، استفاده کند.

 

گرچه بر خلاف یک فرد، حافظه‌ی سازمانی در یک مرکز انباشته نبوده و در داخل سازمان و حتی خارج از آن نیز وجود دارد. فرایند بازیابی اطلاعات و دانش، مطمئنا با توجه به امکانات نگهداری که فرد در صدد دستیابی به آن‌هاست، متنوع است.

 

برای مثال، ممکن است از طریق فناوری اطلاعات، به مستندات مکتوب دسترسی داشته درحالیکه حافظه‌ی سازمانی از طریق ادراک و یا فرم‌های استانداردها و رویه‌های محیط کار، قابل دسترسی است.

 

تمایزی دیگر مرتبط به نوع دانش نگهداری شده در سازمان، توسط دو محقق ارائه شده است (Ramage and Reif) آن‌ها ابعاد مستند را از دانش‌های دقیق‌ترِ متعلق به افراد، تفکیک می‌کنند که به دلیل نقش آن‌ها به عنوان عضوی از سازمان است:

 

محصولات همکاری: این‌ها شاخص‌های قابل لمس هستند که قابل مشاهده و ارزیابی بوده و شامل محصولات، سوابق همکاری و ایده‌ها می‌باشند و به دقایق جلسه، گزارش‌ها، سوالاتی که غالبا پرسیده شده و دیگر مواردی که دانش متعارف را ثبت می‌کنند،اشاره دارند. این‌ موارد به راحتی ذخیره شده و احتمالا دسترسی به آن‌ها نیز راحت است.

 

دانش سازمان به عنوان موجودیت: این نوع از دانش نمی‌تواند همانند محصولات همکاری، ذخیره شود؛ زیرا شامل دانش سیستم سیاسی، دانش فرهنگ و دانش اینکه مسائل در درون سازمان، معمولا چگونه انجام می‌شوند، می‌باشد. از طرفی می‌تواند حاوی دانش فردی خبره، دانش اینکه فردی به خصوص کجاست و هنگام بروز مشکلی مشخص، باید به چه کسی مراجعه شود، باشد.

 

این تعریف به دلیل فهم انواع دانش و چالش­ مدیریتی بالقوه که حافظه‌ی سازمانی و در نهایت مدیریت دانش مطرح خواهند کرد، سودمند است.

 

از این گذشته، همان‌طور که در بسیاری از حوزه‌های مرتبط به مدیریت­ دانش وجود دارد، تفاوتی مشخص در نحوه‌ی درک حافظه‌ی سازمانی بین خبرگان فناوری اطلاعات و تئوریسین‌های کسب و کار وجود دارد.

 

به گفته‌ی ولمن(Wellman):

“فناوری اطلاعات بر کسب و ذخیره‌سازی دانش سازمانی که شامل ذخیره‌سازی داده، مدیریت اسناد و ابزار کاوش است، تاکید دارد. توسعه‌ی سازمانی بر دانش ضمنی، رهبری و آموزش، تعاملات اجتماعی و تشویق مبادله‌ی دانش موردی و هدفمند، تاکید دارد.”

 

به علاوه، گرایش مدل‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات، تمرکز بیشتر بر حافظه‌ی عینی و تعریف‌پذیر و تمرکز کمتر بر مردم، فرهنگ و ساختارهای غیر رسمی دارند. در اصل، آن‌ها بیشتر بر مصنوعات همکاری تمرکز دارند.

 

از آن‌جا که این سایت با حافظه‌ی سازمانی در داخل مفهوم مدیریت دانش سر و کار دارد، ضروری نیست که به مدل یا تعریفی به‌خصوص دست یابیم؛ در عوض درک حوزه‌ی حافظه‌ی سازمانی، امکانات متنوع نگهداری و تاحدودی پیچیده‌ی آن و انواع دانش در دسترس، حائز اهمیت است.

 

در بخش‌های بعدی، نقشی را که فناوری اطلاعات می‌تواند در حمایت، ترفیع و بهبود حافظه­‌ی سازمانی داشته باشد، به دقت مورد بررسی قرار خواهیم داد.

 

سایر مطالب مدیریت دانش:

  1. دانش سازمانی چیست و چه نقشی در مدیریت دانش دارد؟
  2. مدیریت دانش و یادگیری سازمانی چه ارتباطی به یکدیگر دارند؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *