شبیه ساز پرواز مدیریتی: آموزش پرواز سازمانی برای مدیران

فرض کنید که در یک پروز شش ساعته از ایران به اروپا هستید. همین که هواپیما از زمین بلند شد خلبان پشت بلندگو می‌آید:

“سلام من کاپیتان احمدی هستم، و از شما بابت انتخاب پرواز با ما تشکر می‌کنم. خواستم اطلاع دهم که من تازه از مدرسه پرواز فارغ الحصیل شده‌ام، و تمامی دستورالعمل‌ها را هم خوانده‌ام، اما این اولین تجربه من در کاکبیت (محل قرارگیری خلبان در هواپیما) است. پس راحت بنشینید، آرام باشید و از پرواز لذت ببرید، چرا که قرار است در کنار یکدیگر پرواز یاد بگیریم.”

قطعا چنین سناریویی مضحک است. یک خلبان تنها پس از صدها ساعت تمرین در یک شبیه‌ساز پرواز، مجاز به ورود به کاکبیت خواهد شد. سپس ساعات بسیاری را به عنوان کمک خلبانی که در کار با هواپیما کمک می‌کند، طی خواهد کرد.

نتیجه چنین سیستم آموزش و پرورش حساب شده‌ای، یک صنعت با بالاترین درجه از امنیت در مقایسه با هر نوع حمل و نقل دیگر است.

آموزش پرواز برای مدیران

فرض کنید که خلبانان را مانند مدیران پرورش می‌دادیم. در این صورت چند نفر تمایل داشتند که پرواز کنند؟ پرورش مدیران که در سیستم سنتی مدارس کسب و کار و مدیریت اتفاق می‌افتد، معادل مدرسه پرواز برای خلبانان است.

افرادی که قرار است مدیران آینده شوند کتاب‌های مرجع را می‌خوانند و با مسائل از پیش فرموله شده مواجه می‌شوند، اما پیش از روی کار آمدن تجربه‌ی واقعی خاصی کسب نمی‌کنند.

شبیه‌سازهای پرواز مدیریتی

شبیه‌سازهای پرواز مدیریت (Management flight Simulators: MFS) محیطی شبیه‌سازی شده را فراهم می‌آورند، که در آن مدیران می‌توانند از تحارب خود در شرایط کنترل شده، بیاموزند.

این شبیه‌سازها روابط فی‌مابین بخش‌های مختلف سیستم تحت مطالعه را در خود دارند. همچنین رابط کاربری آن‌ها به گونه‌ای است که به آن‌ها اجازه تعامل با مدل را از طریق ابزارهای آشنا می‌دهد (گزارشات، نمودارها، صورت‌های مالی و …).

مشابه کاکبیت شبیه‌ساز پرواز خلبانان، یک MFS مدیران را در شرایط کنترل یک محیط واقعی قرار می‌دهد که در آن مسئول اخذ تصمیمات کلیدی هستند؛ مشابه مواردی که در شرایط واقعی کاری با آن مواجه می‌شوند. MFSها به طور خاص برای رهایی از جزئیات عملیات روزمره و تمرکز بر دینامیک‌های طولانی مدت تصمیمات مدیریتی، بسیار مفید هستند.

خلق یک شبیه‌ساز پرواز مدیریتی

چهار مرحه برای ایجاد یک شبیه‌ساز پرواز مدیریتی وجود دارد:

  1. انتخاب یک موضوع تمرکز
  2. توسعه یک مدل مفهومی
  3. ساخت یک مدل کامپیوتری
  4. ترجمه مدل کامپیوتری به یک شبیه‌ساز تعاملی

این مراحل نیازمند یکپارچه‌سازی بسیاری از ابزارهای تفکر سیستمی در یک مجموعه قدرتمند است.

1- انتخاب موضوع تمرکز

اولین قدم در طراحی یک شبیه‌ساز پرواز انتخاب یک موضوع برای بررسی است. برای انتخاب یک موضوع، به دنبال یک عارضه مشکل باشید که مدت‌هاست حضور دارد؛ یا یک دینامیک گیج کننده که به دنبال برسی‌اش هستید.

هدف در این مرحله جمع‌آوری داده‌های مرتبط از طریق مصاحبه، سوابق سازمانی و پایگاه دانشی افراد درگیر در ساخت MFS است.

به طور مثا فرض کنید درباره سطح نوسانی کیفیت واحد خدمات مشتریان به مشکل خورده‌ایم. مصاحبه‌ها با افراد نشان می‌دهد که یک الگو از فشارهای زمانی بسیار وجود دارد که بطور چرخه‌ای تکرار می‌شود.

داده‌های شرکت سوابقی را فراهم می‌آورد که در آن‌ها رشد مداوم فروش و سطوح نامنظم رضایت مشتری وجود دارد. این فرآیند ریشه پروژه را در داده‌های واقعی قرار می‌دهد که از آن‌ها تئوری علیت را می‌سازیم.

2- ساخت مدل مفهومی

پس از انتخاب یک موضوع تمرکز می‌توانیم شروع کنیم به ساخت یک مدل مفهومی که داده‌ها را در یک تئوری دینامیک یکپارچه سازماندهی کند. آرکتایپ‌های سیستمی و نمودارهای حلقه علیت (CLDs) برای فهم این که چه چیزی در حال رخ دادن است بسیار مفیدند.

در مثال کیفیت خدماات مشتریان می‌توانیم ساخت ساختارهای علت و معلولی را شروع کنیم. این ساختارها توضیح قابل قبولی ارائه می‌دهند که در آن می‌دانیم با افزایش تقاضا از سمت مشتریان افراد خدماتی فشار بیشتری را حس می‌کنند.

اگر به افزایش در این فشار زمانی رسیدگی نشود، کیفیت نزول خواهد کرد و نهایتا تقاضا نیز کاهش می‌یابد (B1 در نمودار زیر).

مدیران واحد خدمات می‌گویند که در ابتدا افرادشان در پاسخ به این فشار بیشتر کار می‌کنند. به همین خاطر بهره‌وری افزایش یافته و کار بیشتری انجام می‌شود (B2). با این حال اگر فشار زمانی ادامه یابد، روحیه تضعیف می‌شود و به بهره‌وری آسیب می‌رساند؛ هر چند که کارکنان به تلاش بیشتر ادامه دهند.

با افزایش فشار زمانی، روحیه وارد یک چرخه نزولی می‌شود (R3). با اضافه کردن حلقه‌های بیشتر، می‌توانیم درباره شرایط خدمات مشتریان خود یک تئوری دینامیکی بسازیم.

3- ساخت مدل کامپیوتری

تئوری دینامیکی که در قسمت مدل مفهومی ساخته شد، به ساخت مدل کامپیوتری کمک می‌کند. به افراد چارچوبی می‌دهد که عصاره تجربه خود را در قالب عبارات واضحی که قابل استفاده در یک مدل کامپیوتری هستند، بیان کنند.

همانطور که شبیه‌سازهای پرواز خلبانان بر اساس قوانین فیزیکی و ایرودینامیکی ساخته شده‌اند، فرآیند مدلسازی کامپیوتری نیز از یک سری سنگ بنا استفاده می‌کند (مثل انباره و جریان‌ها). که در ایجاد یک مجموعه از تئوری‌های یکپارچه درباره روابط بیناینی در سازمان استفاده می‌شود.

در مثال کیفیت خدمات مشتریان، می‌توانیم تعداد پرسنل را به عنوان یک متغیر انباره و استخدام و ترک شغل را به عنوان جریانات ورودی و خروجی مدل کنیم. تاثیر فشار کاری بر ترک شغل و اخراج می‌تواند به کمک یک نمودار عملکرد گرافیکی نمایش داده شود که رابطه غیر خطی بین این دو متغیر را به تصویر می‌کشد.

در سطوح پایین فشار احتمالا یا تاثیر منفی وجود ندارد یا بسیار اندک است؛ اما پس از یک آستانه یک افزایش ناگهانی و شدید در خروج از کار وجود خواهد داشت.

4- ترجمه به شبیه ساز پرواز

خلبانان ابتدا در اصول و مفاهیم هوایی را در دانشگاه می‌آموزند و سپس از شبیه‌ساز برای کسب فهم بهتر از چگونگی عملکرد واقعی این اصول در شرایط مختلف، استفاده می‌کنند.

به طور مشابه یک شبیه ساز پرواز مدیریتی با ترجمه اصول بکار گرفته شده در مدل کامپیوتری به شکلی که مدیران بتوانند با آن در قالبی نزدیک به واقعیت تعامل داشته باشند، عمل می‌کند.

یک رابط کاربری خوب چنین شبیه‌سازی باید مجموعه‌ای از انتخابات را پیش پای مدیران قرار دهد که یا بر آن‌ها تمرکز دارند و یا می‌توانند مستقیما رویشان اثر گذارند.

معیار اصلی این است که تصمیمات مستقیما مرتبط بوده یا به راحتی قابل انتقال از شبیه‌ساز به محل کار باشد.

در مثال کیفیت خدمات، شبیه ساز پرواز مدیریتی می‌توانند از مدیران بخواهد که درباره استخدام/اخراج، تعداد تولید ماهیانه و استانداردهای کیفیت تصمیم گیرند.

مثلا با جرای سیاست “ابتدا کیفیت”، متوجه می‌شویم اگر استانداردهای کیفیت را بالا ببریم اما ظرفیت را با آن منطبق نکنیم، در طولانی مدت با کیفیت کمتر مواجه خواهیم شد.

کیفیت در کوتاه مدت افزایش می‌یابد، اما با تداوم فشار زمانی، روحیه کاسته شده و خروج از کار زیاد می‌شود که در ادامه دوباره افزایش فشار را به همراه خواهد داشت؛ و البته خروج از کار.

دینامیک کلی یک چرخه معیوب تقویتی است که در آن ظرفیت به طور مداوم فرسوده شده و کیفیت تخریب می‌شود.

در نهایت شبیه‌ساز باید برای مدیران نمونه‌های مرسومی از گزارش‌ها، صور مالی و نمودارها را برای تصمیم‌گیری فراهم آورد.

زمینه‌های ایجاد یک شبیه ساز پرواز مدیریتی

یک شبیه‌ساز پرواز مدیریتی در کنار نمودارهای علیت و آرکتایپ‌های سیستمی، کمک می‌کند روابط بین تصمیمات خود و عواقب آن‌ها را در آینده شفاف‌تر ببینیم.

همانطور که گفتیم این ابزار امکانی را فراهم می‌کدن که چندین ماه در دنیای واقعی را، در عرض چند ثانیه در دنیای کامپیوتری سپری کنیم. بدین ترتیب شهودی درباره آثار کوتاه مدت و بلندمدت تصمیماتمان به دست می‌آوریم.

شبیه‌ساز پرواز مدیریتی مخصوصاً در فهم موقعیت‌هایی مفید است که علت و معلول از نظر زمانی و مکانی با یکدیگر فاصله دارند.

وقتی اختلاف زمانی خود به خود زیاد است (در حد چند ماه یا سال) و پیچیدگی سازمانی بالاست، یادگیری با تجریه می‌تواند مملو از خطا و تله باشد. در این شرایط شبیه‌ساز کمک می‌کند توانایی یادگیری در محیط پیچیده را اهرم کنیم.

 

پیچیدگی سازمانی

هرچه تاخیرهای زمانی یا پیچیدگی سازمانی بیشتر باشد، افراد از یک شبیه‌ساز چیزهای بیشتری یاد می‌گیرند

 

مدیریت در مقابل یادگیری

به طور بنیادی دو استفاده متفاوت برای مدل کامپیوتری و شبیه‌سازی وجود دارد (مدیریت و یادگیری).

شبیه‌سازها و مدل‌هایی که برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری در محیطی عملیاتی طراحی شده‌اند، باید بر روی استخراج دقیق واقعیات عملیاتی تمرکز کنند؛ زیرا تصمیمات عملیاتی یا استراتژیک بر این اعداد و ارقام بنا می‌شوند.

از طرف دیگر شبیه‌سازهایی که برای یادگیری طراحی شده‌اند، بیش‌تر دغدغه شفاف کردن مدل‌های ذهنی غیرصریحی را دارند که تصمیمات مدیران بر اساس آن‌هاست. دقت اعداد خاص، به اندازه مرتبط بودن موضوعات و مفاهیم موجود در شبیه‌ساز مهم نیست. به عبارت دیگر شبیه‌سازهایی که برای یادگیری استفاده می‌شوند غنی از ایده هستند نه غنی از داده‌ها.

هنگام طراحی یک شبیه‌ساز پرواز مدیریتی معیارهای متفاوت بسیاری وجود دارد که باید در ذهن داشته باشیم:

  • یک زمینه شفاف از دنیای واقعی، تمرکز عملیاتی واقعی را فراهم می‌کند که باعث درگیر شدن مدیرانِ خط (درگیر در اجرائیات)، در یادگیری درباره موضوعات خودشان می‌شود.
  • مواجهه با صحت و روایی: شبیه‌ساز را آن‌قدر به واقعیت نزدیک می‌کنیم تا بتواند افراد را در تجربیات زندگی واقعی خودشان فرو برد.
  • یک چارچوب مفهومی قوی کمک می‌کند از دینامیک‌های پیچیده، شهودی سیستمی استخراج کنیم (مثلاً آرکتایپ‌های سیستمی).
  • سیستم‌های اطلاعاتی سنتی و غیرسنتی، علاوه بر فرصت برای کاوش و تجربه با انواع جدید اطلاعات، محیط اطلاعاتی آشنایی را فراهم می‌کند.
  • مدل‌‌های ذهنی استخراج شده و به چالش کشیده می‌شوند تا پیش‌فرض‌ها و گاوهای مقدس سازمانی، کنار گذاشته شده و یادگیری تیمی پیشرفت کند.

طراحی شبیه‌سازهای پرواز مدیریتی به عنوان ابزارهای واسطه

طراحی یک شبیه‌ساز نیازمند رابط کاربری است که تعادلی محتاطانه را بین واقعیت و درک‌پذیری حفظ کند.

باید انقدر واقعی باشد که به عنوان ابزاری واسطه استفاده شود و به قول سیمور پپرت به مدیران اجازه دهد یک سناریو را بیازمایند، درباره سیستم یاد بگیرند و نحوه تعامل خود با آن سیستم را بررسی کنند.

البته باید قابل مدیریت کردن هم باشد. اگر مدل تلاش کند هر گونه جزئیات واقعی را در برگیرد، می‌تواند به اندازه‌ی سیستم واقعی پیچیده و غیرقابل درک شود.

علاوه بر این در یک محیط یادگیری مهم است که یک مدل را به عنوان تولید کننده پاسخ نهایی در نظر نگیریم، بلکه به عنوان ابزاری کاوشی، جهت ایجاد فهم بهتر درباره محیطی که در آن قرار داریم.

شبیه‌ساز مانند آینه‌ای عمل می‌کند که مدل‌های ذهنی را به نحوی بازتاب می‌دهد که به فهم ما در فهم بهتر واقعیت کنونی کمک کند. سه عنصر اساسی برای هر شبیه‌ساز مدیریتی وجود دارد: تصمیمات، گزارش‌ها و سیستم اطلاعات مدیریتی.

تصمیمات: تصمیماتی که در شبیه‌ساز گرفته می‌شود باید از انواعی باشد که یا مشارکت‌کنندگان خودشان در دنیای واقعی می‌گیرند، یا انواعی که افراد دیگر در سازمان می‌گیرند و بر مشارکت کنندگان اثر می‌گذارند.

این تصمیمات یا باید به طور مستقیم مرتبط با محیط کار باشند یا به راحتی بتوان نتایجش را به آن منتقل کرد. اگر تصمیم‌ها خیلی دور باشند، شبیه‌ساز بیش‌تر جنبه آکادمیک یا بازی خواهد داشت؛ حتی اگر زمینه‌ای با معنی حول آن ساخته شده باشد.

مثلاً هر چند ممکن است مشارکت‌کنندگان در سطح خود تصمیمات درباره استخدام و گزینش نگیرند، اما می‌توان این تصمیم‌ها را وارد مدل کرد. چرا که هنوز قسمتی از محیط واقعی هستند که شرکت‌کنندگان در آن مدیریت می‌کنند.

در واقع قرار دادن آن مدیر یا سرپرست در نقش تصمیم‌گیرنده، می‌تواند تجربه‌ای درخشان باشد؛ آن‌ها یاد می‌گیرند که چه نقشی در سیستم دارند و چالش مدیریت را از سطحی بالاتر متوجه می‌شوند.

 

گزارش‌ها

در راستای طراحی رابط کاربری واقعی و فیزیکی شبیه‌ساز، برخی راهنماهای عمومی وجود دارد. گزارش‌ها باید شبیه چیزی باشد که افراد به طور معمول دریافت می‌کنند. نباید داده‌های اضافه‌ای را فراهم کنند که در حالت عادی در دسترس نیستند.

مثل فشار زمانی یا کیفیت ادراک شده توسط مشتری (این موارد معمولا در هیچ گزارشی یافت نمی‌شود). اگر نیاز باشد این متغیرها را اضافه کنیم، نباید قدرتی به اندازه‌ی داده‌های روزانه داشته باشند.

سیستم‌های اطلاعاتی: طراحی سیستم اطلاعاتی انعطاف بسیار بیش‌تری را در گزارش‌دهی متغیرهایی که به طور معمول غیرقابل دسترس هستند فراهم می‌کند. مثلاً یک متغیر حیاتی مانند “فشار زمانی” می‌تواند به شما کمک کند در آزمایش ببینید که چطور افراد ممکن است در صورت داشتن این اطلاعات، مدیریت متفاوتی بروز دهند.

خروجی‌های شبیه‌ساز

وقتی شرکت‌کنندگان با شبیه‌ساز کار کردند و تئوری پشت آن را متوجه شدند، راحت‌تر می‌توانند بین شبیه‌ساز و شرایط واقعی کار خود رابطه برقرار کنند. همچنین افراد می‌توانند جست‌وجو کنند که چه مداخله‌هایی را برای مدیریت بهتر فرآیند صورت دهند:

چه نوع اصلاحاتی نیاز است انجام شود؟ چه کنترل‌هایی را باید زیر نظر داشته باشند؟

تئوری‌های مورد استفاده: شبیه‌ساز می‌تواند به خاطر بازتاب دادن فهم شرکت‌کنندگان از سیستم، ابزاری قدرتمند برای استخراج فرضیات غیرصریح باشد.

وقتی کسی تصمیمی می‌گیرد و آن را با داده‌ها و اطلاعاتی توضیح می‌دهد که در مدل وجود ندارد، تئوری و فهم خود را از آن چه در حال رخ دادن است توسعه می‌دهد و تحلیل می‌کند.

مثلاً در یک شبیه‌ساز پرواز مدیریتی که برای مدیران بررسی ادعاهای خسارت در شرکت‌های بیمه ایجاد شده بود، افراد تصور می‌کردند مبالغ خسارت پرداختی به خاطر تورم رشد کرده‌اند. با این حال وقتی متوجه شدند که تورم جزئی از شبیه‌ساز در نظر گرفته نشده است، مجبور شدند دوباره درباره فهم خود از دلیل افزایش خسارت پرداختی بیاندیشند.

شبیه‌ساز همچنین می‌تواند اختلافی که معمولاً بین تئوری‌های حمایتی (آن‌چه به طور مفهومی باور داریم در عمل درست است) و تئوری‌های مورد استفاده (آن‌چه برای انجام در شرایط محیطی مشخص انتخاب می‌کنیم) وجود دارد را فاش می‌کند.

مثلاً در یک جلسه با یک شبیه‌ساز مدیریتی توسعه محصول، همه افراد اتفاق نظر داشتند که سرمایه‌گذاری در هماهنگ‌سازی و ارتباط بین فعالیت‌های بالادستی و پایین‌دستی مهم است. اما وقتی در شبیه‌ساز قرار گرفتند و اهداف زمانی، کیفیتی و هزینه‌ای جلسه به آن‌ها داده شد، بیش‌تر آن‌ها سرمایه‌گذاری بسیار اندک در هماهنگ‌سازی را برگزیدند. در عوض بر روی تلاش برای انجام وظایف در هر حوزه تمرکز کردند.

نمای یک شبیه ساز

یادگیری تیمی

اگر شبیه‌ساز را در گروه استفاده کنیم مفیدتر هم می‌شود. تعامل بین شرکت‌کنندگان در حالی که استراتژی‌های جدید را ارائه می‌دهند و منطق خود را توصیف می‌کنند، به آن‌ها کمک می‌کند فرضیات خود را استخراج کنند و شفاف سازند.

شبیه‌ساز را می‌توان طوری ساخت که نیاز باشد برای تشویق یادگیری تیمی مشارکت و هماهنگی بین افراد به وجود آید.

برای مثال در یک مورد مهندسی محصول، تیم می‌تواند از یک مهندس محصول و یک مهندس فرآیند تشکیل شود. هر یک می‌توانند مسئول کارمندیابی و تصمیمات هفته‌های کاری برای واحد خود باشد. اما باید با یکدیگر بر روی تاریخ تکمیل و هماهنگی بین عملیات به توافق برسند و تصمیم بگیرند.

استفاده از شبیه‌ساز مدیریتی می‌تواند طوری طراحی شود که برای کل تیم شرایط عملی غنی‌تری فراهم کند.

خلاصه

شبیه‌سازهای پرواز مدیریتی تجربه‌ی شبیه‌سازی شده‌ای از کار با موضوعات یا اجرای یک استراتژی فراهم می‌کند. قدرت عنصر عملی، حسی تجربی از دینامیک‌های تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. شرکت کنندگان در هنر تصمیم‌گیری تجربه کسب می‌کنند:

  • در مقابل عواقب عکس‌العمل نشان می‌دهند
  • روابط علیت را جست‌وجو می‌کنند
  • ساختار زیربنایی تولید کننده رفتارها را می‌فهمند
  •  

دانشگاه MIT چند شبیه‌ساز را به صورت استفاده در وبسایت خود قرار داده است که با کلیک بر روی عکس زیر به صفحه آن خواهید رفت

ثبت نام کنید و کتاب رایگان «هنر سیستمی اندیشیدن» را دریافت نمایید.

سایر مطالب تحلیل دینامیک‌های سیستم:

  1. نمودارهای علت و معلولی: سیستم بر روی کاغذ
  2. علیت در مقابل همبستگی: بستنی عامل ارتکاب قتل
  3. تعیین قطبیت رابطه: بازخورهای مثبت و منفی
  4.  نامگذاری حلقه های علیت: جلوگیری از جنگ سازمانی
  5. نامگذاری متغیرهای نمودار علیت
  6. تاخیر در سیستم: بنزین با قیمت بالا یا پایین؟!
  7. دینامیک‌های سیستم و آموزگاران مدارس
    1. آموزش دانش‌آموز محور
    2. طبیعت سیستم‌ها
    3. اشتباهات سیستمی
    4. مدل‌ها در همه جا
    5. مدل‌های کامپیوتری
    6. منابع اطلاعاتی و فراگیری مدل‌ها
    7. ساختارهای عمومی و معادلات دیفرانسیل
    8. مرور مقاله آموزش دینامیک‌ها سیستم در مدارس – جی فارستر
  8. معرفی دوره خودآموز دینامیک‌های سیستم: دانشگاه MIT
  9. شبیه ساز پرواز مدیریتی
  10. مدل کردن متغیرهای نرم
  11. از ابزارهای حسابداری تا مدل های دینامیک سیستم
  12. چه زمانی شبیه سازی دینامیک سیستم انجام دهیم؟
  13. از عوامل کلیدی موفقیت تا حلقه های کلیدی موفقیت
  14. از حلقه های علت و معلولی تا مدل کامپیوتری سیستم – 1
  15. از نمودار علت و معلولی تا مدل های کامپیوتری سیستم – 2

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *