چطور چرخه‌های باطل را در سازمان با تفکر سیستمی از بین ببریم؟

شاید چرخه‌ی باطل، پرتکرارترین پدیده سیستمی برای افرادی باشد که با این مفهوم آشنا نیستند. برای مثال:

  • یک بیماری مسری میان حلقه‌ای از افراد که در معرض آن هستند، به سرعت پخش می‌شود؛ در نتیجه، احتمال اینکه این بیماری گسترش بیشتری پیدا کند، افزایش می‌یابد.
  • کوچک‌سازی احتمالاً توانایی درآمدزایی یک شرکت (و نه فقط هزینه‌های آن) را کاهش می‌دهد؛ در نتیجه، سود کاهش یافته و فشار برای کوچک‌سازی مجدد، افزایش می‌یابد.
  • خشونت‌های انجام گرفته توسط یکی از طرفین جنگ، اقدامات تلافی جویانه‌ی طرف مقابل را تحریک می‌کند؛ در نتیجه، طرف اول اقدام به تلافی خشونت‌آمیز کرده و این چرخه ادامه پیدا می‌کند.

گرچه افراد به آسانی در این دورهای باطل گیر می‌افتند، اما این چرخه‌ها از دید آن‌ها بی‌انتها نیست و هم‌چنین نمی‌دانند چگونه از آن‌ها فرار کنند.

این مقاله:

  • روشی آسان برای شناسایی چرخه‌های باطلی معرفی می‌کند که افراد در آن‌ها گیر می‌افتند.
  • فرایندی چهار مرحله‌ای را معرفی می‌کند که نیرو را به موتوری برای پیشرفت و نه شکست، تبدیل می‌کند.
  • افق فکری‌تان را ورای چرخه‌های باطل ساده گسترش می‌دهد تا فهم شما از مشکلات رایج بهبود یابد و هم‌چنین، مداخله‌های معینی را برای سیستم‌های پیچیده معرفی می‌کند.

حلقه سرنوشت (Doom Looping)

یک راه آسان برای شناسایی چرخه‌های باطلی که در آن‌ها گیر افتاده‌ایم، حلقه سرنوشت نام دارد که توسط جنیفر کِمنی (Jennifer Kemeny) مطرح شده است. چرخش مرگبار چهار مرحله دارد:

۱- نشانه مسئله را شناسایی کنید که به نظر می‌رسد بدتر و بدتر شده و باعث نگرانی‌تان می‌شود. برای مثال، ممکن است نگرانی‌تان، مشکلات روحیه‌ی افراد باشد.

۲- سه علت آنی و مستقل نشانه‌ی مشکل را شناسایی کنید. برای مثال، سه علت آنی مسائل روحیه‌ای افراد ممکن است مدیر سخت‌گیر، فقدان فرصت‌های کاری و فشار و استرس کار باشد.

۳- سه نتیجه‌ی آنی و وابسته‌ی نشانه‌ی مسئله‌ی در حال رشد را مشخص کنید. برای مثال، سه نتیجه‌ی مسائل روحیه‌ی افراد عبارتند از میزان معاملات، مشکلات کیفی و مسائل مرتبط با عملکرد.

۴- در آخر، نشان دهید که چگونه حداقل یکی از نتایج، حداقل یکی از علل را تشدید می‌کند. این ارتباط ممکن است مستقیم یا غیر مستقیم باشد. برای مثال، نتیجه‌ی رفتن افراد از سازمان، افزایش حجم کار کارکنان کلیدی است که در نتیجه موجب افزایش فشار و استرس کاری شده و در نتیجه مشکلات روحیه‌ای افراد و میزان ترک سازمان افزایش می‌یابند (به چرخه‌ی باطل موجود توجه کنید). این چرخه، یک دور باطل است که به آن در ادبیات تفکر سیستمی، حلقه‌ی بازخورد تقویت کننده می‌گویند.

حلقه‌های تقویتی مخرب (شوم)

تغییر چرخه‌های باطل

پس از شناسایی چرخه‌های باطل، می‌توانید ببینید کجا می‌توانید این چرخه را متوقف کرده و آن را به موتور رشد مثبت تبدیل کنید. این فرایند شامل چهار مرحله است:

۱- حداقل یک پیوند را در چرخه‌های باطل شناسایی کنید که باورها یا فرضیات افراد بر آن حاکم است و نه اینکه این پیوند فقط در داخل سیستم قرار داشته باشد. این پیوند را می‌توان قطع کرد. برای مشخص کردن این پیوند، از خودتان بپرسید “آیا این پیوند علیت، غیر قابل اجتناب است یا با تغییر طرز تفکر و رفتار افراد می‌توان بر آن تاثیر گذاشت؟”

مثال: “آیا مشکلات روحیه‌ی افراد حتماً باید منجر به ترک سازمان شود؟” پاسخ در این‌جا “نه” است؛ زیرا وجود این دسته مشکلات می‌تواند موجب افزایش درگیری فعال بهترین افرادتان (آن‌هایی که احتمال بیشتری وجود دارد تا هنگام اتفاقات بد، سازمان را ترک کنند) در تغییر و بهبود سازمان شود.

در مقابل، با افزایش نرخ ترک سازمان (به خصوص افراد خوب و ممتاز)، حجم کار کارکنان کلیدی و در نتیجه میزان استرس و فشار کاری افزایش یافته و مشکلات مربوط به روحیه‌ی کارکنان بروز می‌کنند. تغییر و تعدیل این پیوندها در چرخه‌های باطل بسیار دشوار است.

۲- با تعریف هدف جدید، مسیر عامل علیت پیوند ضعیف را تغییر دهید. از خودتان بپرسید ” ما می‌خواهیم هنگام رخ دادن این عامل به چه چیزی برسیم؟”

مثال: “ما می‌خواهیم سازمانی با اثربخشی بسیار بالا تاسیس کنیم که توسط بهترین افرادمان در تمامی سطوح هدایت می‌شود.”

۳- اقدامات اصلاحی لازم را برای از میان بردن شکاف میان موقعیت فعلی و هدف جدید مشخص کنید.

مثال: “برای افزایش روحیه‌ی کارکنان و دستیابی به سازمانی اثربخش که توسط بهترین افراد تمامی سطوح هدایت می‌شود، از این افراد می‌خواهیم تا نقاط قوت، نقاط ضعف و فرصت‌ها را مجدداً ارزیابی کرده و گروه‌های کاری را برای بهره‌برداری از حیاتی‌ترین نواحی، هدایت کنند.”

۴- اقدامات تقویتی را که از موقعیت فعلی پشتیبانی می‌کنند، به کار گیرید.  به دلیل اینکه مدیران وظایف متعددی را انجام می‌دهند، با پیشروی اقدامات جدید، اغلب دیگر بر آن‌ها تمرکز نمی‌کنند. برای اینکه مطمئن شویم تغییر مسیر با موفقیت انجام شده است، باید اقداماتی را به کار بگیریم تا این مسیر را در طول زمان تقویت کنند.

مثال: رهبران گروه‌های کاری می‌توانند از آموزش فردی و جلسات یادگیری تیمی بهره بگیرند تا بتوانند با مقاومت سازمانی و غافلگیری‌ها مقابله کرده و “اثربخشی” یکدیگر را افزایش دهند. این فرایند باید برای پشتیبانی از روش‌های جدید کاری، با پیاده سازی مداوم پیشنهادات و اصلاحات آن‌ها در ارتباط با زیرساخت‌های سازمانی همراه باشد.

شناسایی چرخه‌های پیچیده‌تر

وقتی مشکلی پیش می‌آید، شناسایی چرخه‌های باطل نسبتاً آسان است و انگار به هر سمتی که نگاه می‌کنیم، می‌توانیم آن‌ها را ببینیم. هرچند، تمرکز بر بسیاری از چرخه‌های باطل، موجب سردرگمی و محدودیت توانایی شناسایی اقدامات موثر می‌شود.

دو راه برای درک چرخه‌های باطل مختلف و به کار گیری مداخله‌های بسیار قدرتمند وجود دارد:

اولین روش: با شناسایی چهار تا هفت متغیری که از نظر افراد در بروز مشکل نقش موثر دارند، چرخه‌های باطل متعدد را ساده کنید. سپس، با کشیدن دو یا سه حلقه، ارتباط میان این متغیرها را نشان دهید. پس از ساده سازی تعداد حلقه‌ها، برای تهیه‌ی استراتژی مداخله، از روش بالا برای قطع کردن و تغییر چرخه‌های باطل استفاده کنید.

روش دوم: بدانید چرخه‌های باطل، دینامیک‌های پیچیده‌تر را پنهان کرده و بر آن‌ها چیره می‌شوند. در ابتدا می‌توان این چرخه‌ها را به عنوان مدل‌های سیستم‌ها نشان داد. مدل‌ها، توضیحی جامع و کامل از چیزی که در حال رخ دادن است، ارائه کرده و در عین حال، درک آن‌ها آسان است. این مدل‌ها علاوه بر ارائه‌ی توضیحی جامع و قابل درک، به افراد در درک مداخله‌های بسیار قدرتمندتر کمک می‌کنند.

مثال: اگر هنگام به کارگیری راه‌حلی سریع برای کاهش نشانه‌های یک مشکل، چرخه‌ی باطلی ایجاد شد، مدل آرکتایپ اصلاحات ناموفق را تهیه کرده و مداخلات را برای دستیابی به راه حلی پایدار به کار بگیرید. اگر یک یا تعداد بیشتری چرخه‌ی باطل، نیاز به راه حلی سریع را افزایش داده و توانایی شما برای به کار گیری راه حلی بنیادی‌تر و بلند مدت را کاهش دادند، مدل “تغییر مسئولیت” را کشیده و از مداخلات مرتبط با این راه حل استفاده کنید.

چرخه‌های دیگری که چرخه‌های باطل بر آن‌ها تسلط می‌یابند عبارتند از:

  • موفقیت برای فرد موفق: در طول زمان، قسمتی از سیستم به بهای کاهش موفقیت قسمت دیگر، بهتر عمل می‌کند.
  • رقیبان تصادفی: نتایج ناخواسته‌ی اعمال دو همکار بالقوه، اثربخشی آن‌ها را کاهش می‌دهد.
  • اهداف رقابتی: تلاش برای دستیابی به اهداف بسیار زیاد بازیگران متعدد، توانایی آن‌ها را برای کسب هدفی رضایت‌بخش کاهش می‌دهد.
  • تشدید تلاش: طرفین برای شکست طرف مقابل، به طور مداوم فعالیت‌هایشان را افزایش می‌دهند، بدون اینکه به مزیتی پایدار دست یابند.

به طور خلاصه: شناسایی چرخه‌های باطل، نقطه‌ی شروع خوبی برای به کار گیری تفکر سیستمی در مشکلات سخت و پیچیده است. در عین حال، افراد می‌توانند با آزمایش و نمایش مدل‌های سیستمی که این چرخه‌ها را تولید می‌کنند، آگاهی بیشتر و حتی قدرت بسیار زیادی کسب کنند.

4 Comments on “چطور چرخه‌های باطل را در سازمان با تفکر سیستمی از بین ببریم؟”

  1. مقاله بسیارخوبی است. این بحث در حد سرفصل های یک کتاب قابل شرح و یسط است.
    چرخه های باطل نقطه مقابل چرخه های هم افزایی هستند. آنها بجای اینکه انرژی سازنده تولید کنند سطح تنش میان افراد و سازمان ها را بالا برده و با تنش آفرینی و بحران سازی کارآمدی و بهره وری را کاهش می دهند و سازمان را ویران و نابود می کنند و به روابط فردی آسیب های جدی وارد می سازند.در سطح کلان نیز این مساله قابل تعمیم است. یک نظام حاکمیتی از طریق چرخه باطل محور شرارت می شود و خشم و خشونت و ترور و آدم کشی و توطئه و ترس و بحران ایجاد می کند.. احتمالا کسانی منافع خود را در ایجاد این چرخه های باطل جستجو می کنند..

    1. سلام جناب قلی‌زاده
      ممنون بابت توضیحات خوبتون.
      دقیقا همینطور هست، همه ما واقعا مخرب بودن این چرخه‌ها رو توی زندگی شخصی، خانوادگی و کار خودمون دیدیم.
      در سطح کلان‌تر هم که به قول شما ممکنه یک حاکمیت و ملت درگیر چنین چرخه‌هایی بشه.

  2. جناب خسروی سلام
    مقالاتی بسیار عالی است
    با اجازه شما، جهت مطالعه وضعیت کنونی جامعه من همه مقالات را درباره سیستم اجتماعی ایران برای خودم بازنویسی می کنم و شرح و بسط می دم.
    ممنون می شم باز هم در این خصوص بیشتر بنویسید

    1. خیلی ممنون نظر لطف شماست جناب ظریف.
      خوشحال میشم آدرس جایی که منتشر می کنید رو برای بنده هم بفرستید تا بتونم از زاویه دیگری مطالعه مجدد داشته باشم.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *