فرآیندهای مدیریت دانش [یک راهنمای جامع]

در این بخش، فرایندهای واقعی مدیریت دانش مطرح خواهند شد. تا کنون مقدمه‌ای به همراه چارچوب‌های متعدد از مدیریت دانش ارائه کرده‌ایم. حال زمان آن است که درباره‌ی فرایندها و اقدامات متفاوت صحبت کنیم.

این بخش و بخش بعدی آن که درباره‌ی استراتژی مدیریت دانش است، مطابق طرح قبلی ارائه شده درباره‌ی مدل جامع مدیریت دانش، سازمان‌دهی شده است.

طبق اقدام گفته شده به عنوان  “عمل”، مدل جامع، مجموعه‌ای از فرایندهای مدیریت دانش را مطرح می‌کند که به عنوان رئوس مطالب زیربخش‌های گفته شده در این‌جا استفاده شده:

– کشف و ردیابی دانش

– سازماندهی و ارزشیابی دانش

– اشتراک دانش

– استفاده‌ی مجدد از دانش

– خلق دانش

– کسب دانش

این‌ موارد باعث استحکام استراتژی مدیریت دانش شده و در زیربخشی با عنوان بهترین روش‌های مدیریت دانش، تمام جوانب مطرح شده، به صورت خلاصه گفته خواهد شد.

کشف و ردیابی دانش

در این زیر بخش، اقدامات مدیریت دانش را که در کشف و ردیابی دانش وجود دارند، بررسی خواهیم کرد.

این مرحله با کشف دانشی که یک شرکت، در تمام سازمان در اختیار دارد و هم‌چنین الگوهای موجود در اطلاعات در دسترس که  دانش جزئی کشف‌نشده‌ی قبلی را پنهان می‌کنند، سروکار دارد.

از وقتی که دانش ایجاد می‌شود، این دانش در داخل سازمان وجود دارد. هرچند، قبل از استفاده‌ی دوباره یا اشتراک آن، باید به درستی شناسایی و دسته‌بندی شود. این زیربخش با جنبه‌ی اول سروکار دارد و بخش بعدی به مورد دوم می‌پردازد.

– دانش صریح: کشف این نوع دانش به طور عمده، فرایند دسته‌بندی از طریق اسناد و دیگر مدارک و هم‌چنین کشف دانش موجود در مخازن داده و دانش کنونی است. برای کشف دانش در مخازن داده، می‌توان از فناوری اطلاعات استفاده کرد؛ تا کشف دانش پنهان با توجه به الگوها و ارتباطات موجود در داده و متن صورت گیرد.

ابزارها و شیوه‌های اصلی در این مسئله شامل گردآوری هوش، داده کاوی (یافتن الگوها در حجم‌های عظیم داده و اطلاعات) و متن کاوی (تجزیه و تحلیل متن در جست‌وجوی دانش، بینش و غیره) می‌باشد.

گردآوری هوش، ارتباطی مستقیم با سیستم‌های خبره دارد که سیستم تلاش می‌کند تا دانش یک فرد خبره را بدست آورد؛ گرچه حد و حدودی که آن‌ها قابلیت انجام چنین کاری را دارند، قابل بحث است.

– دانش ضمنی: کشف و ردیابی دانش ضمنی بسیار پیچیده‌تر است و در هر شرکت به مدیر بستگی دارد که درکی از چیزهایی که واقعا افراد خبره‌اش می‌دانند، پیدا کند. از آنجایی که دانش ضمنی در ارتباط با مزیت رقابتی پایدار، بسیار ارزشمند محسوب می‌شود، این مرحله‌ای حیاتی است؛ مرحله‌ای که اغلب شامل مشاهده و آگاهی است.

ابزارها و شیوه‌های کمی و کیفی زیادی وجود دارند که می‌توانند به این فرایند کمک کنند؛ این‌ ابزارها و شیوه‌ها شامل بررسی دانش، پرسشنامه‌ها، مصاحبه‌های فردی، مصاحبه‌های گروهی، گروه‌های کانونی، تجزیه و تحلیل شبکه و مشاهده می‌باشند.

می‌توان از فناوری اطلاعات به منظور شناسایی افراد و اجتماعات خبره استفاده کرد. سیستم‌های ابزار گروهی و دیگر شبکه‌های حرفه‌ای و اجتماعی و هم‌چنین یابندگان افراد خبره، افرادی را که تصور می‌شود خبره هستند، مشخص کرد. هم‌چنین ممکن است به دانشی که این افراد یا گروه‌ها در اختیار دارند، اشاره کنند.

– دانش ادغام شده: این مورد اشاره به آزمودن و شناسایی دانش موجود در روال‌ها، فرایندها و محصولات سازمانی دارد. این دانش، هنوز به دانش صریح تبدیل نشده است. در اصل، مدیریت باید بپرسد “چرا ما کاری را با روشی معین انجام می‌دهیم؟” این نوع از کشف دانش شامل مشاهده، تحلیل و استفاده‌ از مهندسی معکوس و ابزارهای مدل‌سازی است.

لازم است به این نکته توجه کنیم که منابع دانشی که یک شرکت به آن‌ها دسترسی دارد، ممکن است حتی در خارج از سازمان وجود داشته باشند. این نوع دانش که در بخش قبل با عنوان “فهم دانش سازمانی” مطرح شد، دانش برون سازمانی نامیده می‌شود.

این دانش می‌تواند در هر دو شکل رسمی و غیر رسمی وجود داشته باشد. مورد اول، به اقداماتی که توسط مدیریت انجام شده‌اند اطلاق می‌شود؛ مانند مشارکت‌ها. اما مورد دوم به شبکه‌های غیر رسمی اعضای سازمان اشاره دارد.

ما به مورد اول می‌پردازیم که تاحدودی می‌توان مکانش را مشخص کرده و آن را مدیریت کرد. گمبل و بلک‌ول برخی از این منابع را مشخص کرده‌اند:

  • متحدان
  • تامین کنندگان
  • مشتریان

در این مرحله، فقط کشف و ردیابی دانش را مطرح کرده‌ایم، پس این ارتباطات با جزئیات بررسی نخواهند شد (توضیحات بیشتر در قسمت کسب دانش و شبکه‌های خارجی دانش وجو دارد).

دانش بدست آمده از ارتباطات و شرکا، می‌تواند در پروژه‌های مشترک، دانش یا متخصصان به اشتراک گذاشته شده، داده‌های عملیاتی و غیره وجود داشته باشد.

تامین کنندگان و مشتریان می‌توانند بازخورد محصول، روندها و پیشرفت‌های آن را ارائه کنند. در محدودیت‌های مربوطه‌ به آن‌ها، ابزارهایی مشابه بالا می‌توانند برای شناسایی دانش و منابع آن مورد استفاده قرار گیرند.

فناوری اطلاعات نیز در این رابطه می‌تواند به عنوان وسیله‌ای برای بازخورد، ارتباط و همکاری بین شرکا و هم‌چنین به عنوان روشی برای گردآوری، تحلیل و “کاوش” داده و اطلاعات استفاده شود.

ارزیابی و سازماندهی دانش

این ایده که شرکت‌ها باید دارایی‌های دانش خود را دسته‌بندی کنند، ایده‌ی جدیدی نیست. برای تعیین این‌که شرکت چه منابعی در اختیار داشته و هم‌چنین کشف نقاط قوت و ضعف، مدیریت باید دانش را به چیزی که قابل مدیریت است، سازماندهی کند.

سازماندهی دانش شامل فعالیت‌هایی است که “دانش را به منظور هدایت و ذخیره سازی و بازیابی کردن، طبقه‌بندی، ترسیم، شاخص‌بندی و دسته‌بندی می‌کنند. برخی محققین نقش تهیه، پاکسازی و سازماندهی این دانش را به یک “واسطه‌ی دانشی” محول می‌کنند. این شخص می‌تواند مدیر دانش یا تولید کننده‌ی واقعی این دانش باشد.

منظور این است که برای به اشتراک گذاشته شدن دانش (برای استفاده‌ی مجدد در موقعیت کسب‌و‌کار و یا به عنوان وسیله‌ای برای خلق دانش)، دانش باید به گونه‌ای تهیه شود که توسط استفاده کننده‌ی دانش، قابل شناسایی، بازیابی و ادراک باشد.

سازماندهی دانش صریح: به طور کلی، از فناوری اطلاعات به عنوان وسیله‌ای برای بازیابی و سازماندهی استفاده می‌شود. سیستم‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات از علم طبقه‌بندی و هستی شناسی برای طبقه‌بندی و سازماندهی دانش و اطلاعات استفاده می‌کنند.

این‌ها، روش‌های طبقه‌بندی هستند که نقشه‌ی دانش منطقی و سلسله مراتبی ایجاد کرده که به استفاده‌کننده امکان هدایت با استفاده از طبقه‌بندی را می‌دهند. هرچند، ایجاد طبقه‌بندی‌ها، بسیار پرهزینه می‌باشد.

لازم است در این‌جا به این نکته توجه شود که گرچه دانش صریح به ارزشمندی دانش ضمنی تلقی نمی‌شود، اما به دلیل ماهیت خالص و کامل خود و روشی موثر برای طبقه‌بندی و بازیابی، وجود آن اغلب ضروری است. دیگر ابزارها شامل کتابخانه‌ها و بازارهای داده می‌باشند.

سازماندهی دانش ضمنی: شامل استفاده از گروه‌های کانونی، راهنمایی‌های افراد خبره، تجزیه و تحلیل شبکه‌ی اجتماعی و هماهنگ کنندگان دانش است.

نقش مورد دوم (افراد خبره) درک این است که دانش ضمنی در چه زمینه‌ای ایجاد شده است. مسئولان شناسایی افراد خبره همانند شرکت‌های کتابچه‌های راهنمای تلفن، تجزیه و تحلیل شبکه‌ی اجتماعی و دیگر نقشه‌های دانش، می‌تواند به منظور مشخص کردن مکان و دسته‌بندی خبرگان ارزشمند منابع دانش ضمنی (یا همان افراد خبره) به کار روند.

آن‌ها هم‌چنین می‌توانند نشان دهند که چطور دانش ضمنی مشخصی همه‌گیر بوده و به شرکت این امکان را می‌دهد تا برای بازنشستگی کارمندان کلیدی، زودتر از موقع برنامه ریزی کند.

سازماندهی دانش ادغام‌شده: می‌توان از طراحی جا و مکان، تحلیل جریان کار و سنجش عملکرد به منظور سازماندهی و شناسایی دانش ادغام‌شده استفاده کرد. در این‌جا، ترسیم و نقشه‌برداری نیز سودمند بوده و نقشه‌های دانشی که دانش ادغام‌شده را نشان می‌دهند، می‌توانند با راهنمایی واسطه‌های دانش، فرمول‌بندی شوند.

لیبوویتز بر تعیین اهمیت دانشی مشخص برای سازمان تاکید می‌کند. دو عامل کلیدی، سختی یا فوریت دانش و در دسترس بودن آن می‌باشند.

هرچقدر دانش ضروری‌تر و خارج از دسترس‌تر‌ باشد (برای مثال اگر فقط یک یا تعداد اندکی افراد با مهارت وجود داشته و یا آن‌ها نزدیک سن بازنشستگی هستند)، این دانش توجه بیشتر می‌طلبد.

سازماندهی و ارزیابی دانش می‌تواند فعالیتی پرهزینه به نظر رسد، مخصوصا از آنجا که بازگشت سرمایه‌ی آن غیر مستقیم است. به عبارت دیگر، دست‌آورد مشهود اندکی از طبقه‌بندی و سازماندهی دارایی‌های دانش که با دقت زیاد انجام می‌شوند، وجود دارد.

هرچند این مرحله در مدیریت دانش و فرایند استفاده‌ی مجدد از آن بسیار مهم است. همانطور که در زیربخش کشف دانش مطرح شد، سازمان می‌تواند از سیستم‌هایی استفاده کند که کشف و سازماندهی دانش را تسهیل می‌بخشند.

این‌ها به موقعیتی که دانش در آن به وجود آمده و هم‌چنین دریافت کننده‌های احتمالی بستگی دارند. بررسی بیشتری در این زمینه‌ی خاص در قسمت پیشنهادات زیربخش استفاده‌ی مجدد از دانش آمده است.

اشتراک دانش

همانطور که پیش‌تر گفته شد، مدیریت دانش اساسا درباره‌ی در دسترس قرار دادن دانش یا منابع دانش درست (شامل افراد) برای افراد درست در زمان درست است. به همین دلیل، احتمالا اشتراک دانش، به دلیل اینکه اکثر اقدامات مدیریت دانش به آن بستگی دارند، مهم‌ترین جنبه در این فرایند است.

اشتراک دانش می‌تواند به عنوان هل دادن یا کشیدن تعریف شود. مورد دوم هنگامی است که ایجادکننده‌ی دانش به طور فعال به دنبال منابع دانش است (برای مثال جست‌وجو در کتابخانه، جست‌وجو به دنبال فردی خبره، هم‌کاری با همکار و غیره)؛ در حالیکه مورد اول هنگامی است که دانش به زور به استفاده کننده داده می‌شود (برای مثال، خبرنامه‌ها، نشریه‌های ناخواسته و غیره).

اشتراک دانش به عادت و تمایل ایجادکننده‌ی دانش برای جست‌وجو یا پذیرفتن این منابع دانش بستگی دارد. به همین دلیل، فرهنگ درست، انگیزه‌ها و دیگر موارد باید وجود داشته باشند.

در ادامه‌ی این بخش، مفهوم اشتراک دانش را با توجه به انواع مختلف دانش مطرح خواهیم کرد. نقش فناوری اطلاعات نیز از جنبه‌ای کلی، مطرح و بررسی خواهد شد.

دانش صریح و اشتراک دانش

اشتراک موفق دانش صریح از طریق معیارهای زیر تعیین می‌شود:

– تبیین: توانایی استفاده‌کننده برای تعریف نیازهایش.

– آگاهی: آگاهی از دانش در دسترس. ارائه‌کننده تشویق می‌شود تا از کتاب‌های راهنما، نقشه‌ها، شرکت‌ دفترچه‌های تلفن و غیره استفاده کند.

– دسترسی: دسترسی به دانش

– راهنمایی: اغلب، مدیران دانش در ساخت یک سیستم اشتراک دانش، عاملی کلیدی محسوب می‌شوند. آن‌ها باید در تعریف حوزه‌های مهارت اعضای سازمان کمک کرده، در همکاری‌ها آنان را هدایت کرده، به استفاده‌کنندگان یاری دهند و مسئول زبان استفاده شده در نشریه‌ها و دیگر ابزارهای ارتباطی باشند. این مورد هم‌چنین به منظور جلوگیری از ازدیاد دانش و اطلاعات است.

– کامل بودن: دسترسی به هر دو دانش مدیریت‌شده‌ی مرکزی و منتشر شده توسط خود شخص. مورد اول معمولا به دقت بررسی شده اما مدت بیشتری طول می‍کشد تا منتشر شده و مانند روش عملی نیست (و احتمالا مرتبط نیست). از طرف دیگر، اطلاعات منتشر شده‌ی فردی، ریسک عدم اطمینان و اتکا را به دنبال دارند.

ثابت شده است که سیستم‌های فناوری اطلاعات در کمک به بسیاری از این عملیات، بسیار سودمند هستند.

اشتراک دانش صریح و فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات در بسیاری از مراحل فرایند اشتراک دانش مفید بوده و هم‌چنین برای مدیریت محتوا و داده و متن کاوی، مورد استفاده قرار می‌گیرد (در جست‌وجوی دانش مخفی، ارتباطات و غیره در داخل اسناد و داده).

سیستم‌های مدیریت محتوا (Content Management Systems: CMSs) به منظور به‌روز رسانی، توزیع و علامت‌زدن و در غیر اینصورت، مدیریت محوا استفاده می‌شوند. این سیستم‌ها ممکن است شامل طیف وسیعی از وظایف باشند، از جمله مدیریت محتوای وب و سیستم‌های مدیریت اسناد (که ما آن‌ها را جدا می‌دانیم). آن‌ها ممکن است برای موارد زیر استفاده شوند (براساس متن ویکیپدیا):

– وارد کردن و خلق اسناد و موارد چندرسانه‌ای

– تعیین استفاده‌کنندگان کلیدی و نقش‌های آنان

– تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها به نمونه‌های متفاوت طبقه‌بندی‌ها یا انواع محتوا

– تعیین وظایف جریان کار. هنگامی که در محتوا تغییری ایجاد می‌شود، مدیران محتوا از آن آگاه می‌شوند.

– ردیابی و مدیریت نسخه‌های متعدد محتوا

– انتشار محتوا در مخزنی به منظور حمایت از دسترسی. به طور عمده، مخزن، قسمتی از سیستم بوده که جست‌وجو و بازیابی را ترکیب می‌کند.

سیستم‌های مدیریت اسناد از مکانیزم‌های پیشرفته و بی‌شمار شاخص‌گذاری، جست‌وجو و بازیابی (برای مثال فراداده یا فرامحتوای اسناد واقعی) به منظور تسهیل اشتراک دانش صریح، استفاده می‌کنند.

برای بهره‌مندی از تمام این عملیات‌ها، مسلم است که سیستم باید به درستی انتخاب شده و اجرا شود. این جنبه در بخش سیستم‌های مدیریت دانش مطرح شده است.

روی هم رفته، فناوری اطلاعات در مدیریت اطلاعات و دانش صریح، ابزاری بسیار سودمند است ولی به این منظور نیست که انسان‌ها دیگر نقشی ندارند؛ مطمئنا آن‌ها نقش داشته و مدیران دانش و محتوا در تضمین اینکه دانش، مرتبط، به روز و صحیح ارائه شده‌ است، نقشی مهم دارند.

آیا سیستم‌های اشتراک دانش صریح می‌توانند موجب مزیت رقابتی شوند؟

درباره‌ی ذخیره و بازیابی واقعی، اختلافی جزئی بر سر ارزش فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری برای اشتراک، دسته‌بندی و دست‌یابی به دانش صریح وجود دارد. ارزش موجود در این عملکرد باعث بروز این اختلاف است.

گاهی نظریه‌پردازان مدیریت دانش و یادگیری سازمانی، کم‌تر بر ارزش دانش صریح تاکید کرده و عمدتا بر دانش ضمنی تمرکز دارند. هرچند، این موضوع نیز مطرح شده است که در دنیایی که اطلاعات و دانش صریح به وفور یافت می‌شوند، توانایی مدیریت آن‌ها و بدین ترتیب، ارائه‌ی پیوسته‌ی اطلاعات دانش و مرتبط می‌تواند به خودی خود، منبعی برای مزیت رقابتی باشد.

به نظر می‌رسد که حمایت از دیدگاه دوم در حال افزایش است، اما نکته‌ای مهم باید در نظر گرفته شود: سیستم‌های مدیریت دانش صریح، تقریبا شفاف هستند، به همین دلیل کپی و تکرار آن‌ها تقریبا ساده است. به این معنی که آن‌ها نمی‌توانند منبع مزیت رقابتی بلندمدت پایدار باشند.

بنابراین در اکثر موارد گفته شده، اجرای سیستمی پایدار که اشتراک دانش صریح را امکان‌پذیر می‌سازد، بنا به دلایل زیر، ضروری است:

– انجام ندادن این عمل مطمئنا باعث ایجاد منبعی برای زیان رقابتی می‌شود (استفاده از این کلمه به دلیل فقدان واژه‌ای بهتر)

– این‌ها ممکن است باعث مزیت کوتاه‌مدت شوند که می‌تواند از طریق بهبودهای مداوم و تکنولوژی‌های جدید، توسعه پیدا کند.

– با نگهداری مناسب، همانگونه که در بخش بعدی توضیح خواهیم داد، این قبیل سیستم‌ها نقشی محدود در اشتراک دانش ضمنی دارند.

اشتراک دانش ضمنی

اشتراک دانش ضمنی مستلزم اجتماعی‌سازی است. این مورد می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد. محققان چند عامل مرتبط را معرفی کرده‌اند:

– شبکه‌های غیر رسمی که شامل تعامل روزمره‌ی افراد در محیط‌های کاری است، بسیار مهم تلقی می‌شوند.

– برخلاف ساختار رسمی سازمان، این شبکه‌ها، بین عملکردها و سلسله‌ مراتب‌ها ارتباط برقرار می‌کنند؛ به همین دلیل، شناسایی و نظارت بر آن‌ها دشوار است.

– مدیریت باید این شبکه‌ها را با فراهم آوردن وسایل ارتباطی، حمایت کند. شرکت‌های ژاپنی، اتاق‌های گفت‌وگو را ایجاد کرده‌اند که کارمندان می‌توانند در آن‌ها در گفت‌وگوهای ساختارنیافته و نظارت‌نشده شرکت داشته باشند.

وجود محلی مشخص، سودمند است ولی الزامی نیست (این فرایند در رستوران‌ها و کافه تریاها نیز اتفاق می‌افتد). مدیریت باید ابزاری را برای کارمندان فراهم کند که آن‌ها شبکه‌های غیر رسمی را ایجاد کرده و دانش ضمنی را تبادل کنند.

– هم‌چنین مدیریت باید ارزش هرج و مرج را درک کند. این مورد اشاره دارد به وظایف کاری ساختارنیافته که تعامل اجتماعی و آزمایشگری را برای کسب تجربه ترغیب می‌کنند.

در محیطی که بیشتر هرج و مرج دارد، به افراد این آزادی داده می‌شود که مسائل را خلاقانه حل کرده و در این حین، شبکه‌های اجتماعی‌شان را بهبود دهند. این موضوع، ارتباطی نزدیک با مفهوم نظریه‌ی مورد حمایت و مورد استفاده دارد. ارزش محیط کاری کم‌تر ساختاریافته در مدیریت نوآوری، بسیار شناخته‌شده است.

تدوین دانش ضمنی دشوار بوده و گاهی کاملا غیرممکن است و اغلب منتج به از دست دادن دانش می‌شود. گاهی منطقی‌تر است که منابع دانش ضمنی را به جای خود دانش، برون‌سازی کنیم؛ به این معنی که گاهی برای افراد خبره و بامهارت بهتر است که چیزی را که می‌دانند، به جای چگونگی دانستن آن، برونی کنند.

بنابراین، اصلی‌ترین نقش مدیریت دانش، اطمینان حاصل کردن از این است که می‌توان افراد خبره را به منظور انتقال دانش ضمنی از طریق کار، مربی‌گری و شبکه‌سازی (اجتماعی‌سازی)، پیدا کرده و سازمان، شبکه‌سازی‌هایی را که منجر به عملی شدن این وظایف می‍شوند، حمایت و تشویق می‌کند.

اشتراک دانش ضمنی، مستلزم فرهنگی است که منجر به اینگونه اشتراک می‌شود. به علاوه، باید از مدیران دانش (افرادی دارای معلومات عمومی که انواع دانشی را که در اجتماعات وجود دارد، درک می‌کنند) به منظور مکان‌یابی و تفسیر عناصر دانش و هم‌چنین تسهیل یکپارچگی دیگر اجتماعات، بهره برد. این عمل عمدتا مربوط به مردم و مدیریت تغییر فرهنگ سازمانی است.

اشتراک دانش ضمنی و فناوری اطلاعات

مهم است که اشتراک دانش ضمنی بر افراد تمرکز داشته باشد. هرچند، سیستم‌های فناوری اطلاعات در این زمینه نیز سودمند هستند؛ آن‌ها می‌توانند از تعامل میان افرادی که در مکانی یکسان نیستند، حمایت کنند.

در همین راستا، ابزارهایی برای بدست آوردن نظرات و تفکرات ساختارنیافته نیز طراحی شده‌اند. نکته‌ای که باید به خاطر داشته باشید این است که دانش ضمنی همیشه نمی‌تواند به دانش صریح تبدیل شود (و ممکن است در این فرایند مقداری از ارزشمندی خود را از دست بدهد).

به همین دلیل، سیستم‌های فناوری اطلاعات نباید وانمود کنند که می‌توانند این فرایند را انجام دهند، اما در عوض باید به عنوان پشتیبانی مهم برای وظایف موجود عمل کنند.

فناوری اطلاعات می‌تواند به عنوان بستری سودمند برای برونی‌سازی دانش ضمنی استفاده شود. به عنوان مثال، سیستم‌های گروه‌کاری که از طوفان فکری پشتیبانی می‌کنند، می‌توانند به فرایند تدوین کمک کنند.

پایگاه‌های داده‌ی گفت‌وگوهای آنلاین و فروم‌ها نیز می‌توانند منابعی از دانش برونی‌شده باشند، گرچه ارزشمندی این دانش باید مورد بررسی قرار گیرد.

با اینکه فناوری اطلاعات برای مدیریت اطلاعات بسیار بااهمیت است، اما مهم است که دانش و اطلاعات با یکدیگر اشتباه گرفته نشوند. استفاده از فناوری اطلاعات برای انتقال و به حرکت در آوردن دانش ضمنی دشوار است، زیرا دانش، نشان‌دهنده‌ی ادراک مشترک و ایجاد حسی است که عمیقاً در وظایف اجتماعی اجتماع ریشه دارد.

برای اشتراک موفق دانش ضمنی، تمرکز باید بر تعاملات اجتماعی، حل مسئله، مربی‌گری و آموزش بوده و باید برای حمایت از این فرایندها، از سیستم‌های فناوری اطلاعات به درستی استفاده شود.

از این رو، نقش فناوری اطلاعات در یادگیری سازمانی، بستگی به تناسب آن با مفاهیم اجتماعی اجتماعات و انجمن‌ها دارد. تکنولوژی نباید به عنوان راه‌حل برتر در نظر گرفته شده و نباید از آن برای ساختاربندی وظایف سازمانی (حداکثر برای تکمیل آن) استفاده شود.

هم‌چنین این خطر وجود دارد که فناوری اطلاعات، مشارکت برخی از اعضای انجمن را محدود کند. با محدودیت کانال‌های اجتماعی‌سازی، ممکن است برای افراد نیز، تبدیل شدن به عضوی پذیرفته‌شده از انجمن، سخت‌تر شود.

گسترش ارتباطات بدون قربانی کردن عمل متقابل به منظور اشتراک دانش یا اجتماعی‌سازی، یک چالش است.

در جریان پیشرفت مدیریت دانش در اواخر قرن نوزدهم میلادی، مشخص شد که اقدامات مدیریت دانش مبتنی بر فناوری اطلاعات، تله‌ای عظیم هستند.

امروزه شما تقسیمی از دیدگاه‌ها با محوریت تکنولوژی و مبتنی بر مردم می‌بینید. هرچند به طور فزاینده، فناوری اطلاعات به خاطر توانایی‌اش در حمایت از تمام اقدامات مدیریت دانش در اشتراک دانش، خلق دانش و غیره، شناخته می‌شود. در ظرفیت‌های مختلف، فناوری اطلاعات باید به عنوان ابزاری مهم در نظر گرفته شود (و نه به عنوان خود اقدام).

می‌توان نقش فناوری اطلاعات را در اشتراک دانش ضمنی به صورت زیر خلاصه کرد:

– به عنوان یابنده‌ی فرد خبره و بامهارت: برای شناسایی مکان منبع دانش ضمنی از طریق سیستم‌هایی نظیر شرکت‌های راهنمای تلفن.

– حمایت از اجتماعی‌سازی دانش ضمنی: اگر سیستم‌های فناوری اطلاعات، از شکل‌های متنوع، رسمی و غیر رسمی ارتباطات حمایت کنند، می‌توانند با حمایت از تیم‌ها، پروژه‌ها، اجتماعات و غیره، به اشتراک دانش ضمنی کمک کنند.

وظایفی نظیر توانایی افزودن یادداشت به اسناد یا ویدیو کنفرانس، می‌توانند تا حدودی محیط‌های کاری با فاصله‌های زیاد را حمایت کنند. نباید عملیات اجتماعی‌سازی کنونی را با فناوری اطلاعات جایگزین کرد؛ در عوض، اجتماعی‌سازی باید بهبود یافته و بین افرادی که در هر صورت قادر به شرکت در آن نیستند، گسترش یابد.

– حمایت از برونی‌سازی دانش ضمنی: از طریق عملیات گروه‌کاری که فرایندهای مدون‌سازی و فروم‌های گفت‌وگو را حمایت می‌کنند. هرچند، نه تنها این جنبه محدود است، بلکه برونی‌سازی به خودی خود، به ندرت امکان‌پذیر است.

اشتراک دانش ادغام‌شده

برای یادآوری، دانش ادغام‌شده به دانش موجود در محصولات، فرایندها، رویه‌ها و غیره اطلاق می‌شود.

دانش ادغام‌شده هنگامی می‌تواند منتشر شود که دانش یک فرایند یا محصول، در دیگری ادغام شده باشد. مدیریت باید بداند که چه دانشی در این منابع وجود داشته و باید اجزای مرتبط را به سیستمی متفاوت منتقل کند. برای این کار، گمبل و بلک‌ول استفاده از موارد زیر را مطرح کرده‌اند:

– طرح‌ریزی نمایشنامه: عمل ایجاد مجموعه‌ای از سناریوها و فرضیات درباره‌ی اینکه چگونه این‌ها توسط استفاده از دیدگاه‌های افراد با مهارت، دارایی‌های دانشی شرکت و موارد دیگر، آشکار می‌شوند. برای مطالعه‌ی بیشتر به سایت زیر مراجعه کنید: http://www.valuebasedmanagement.net/methods_scenario_planning.html

– مرورهای پس از انجام کار: “مروری ساختارمند و فرایندی مبتنی بر کسب اطلاعات برای تجزیه و تحلیل آن‌چه اتفاق افتاد، به چه دلیل اتفاق افتاد و چگونه می‌تواند بهتر انجام گیرد”

– آموزش مدیریت

دانش ادغام‌شده می‌تواند در حالت تئوری، همانگونه که هست با بررسی اثرات رویه‌ها یا ویژگی‌های طراحی هر حوزه منتقل شود. هرچند، اغلب لازم است که به دانش صریح یا تا حدودی صریح، حداقل برای مدیران مسئول تبدیل شود.

به این طریق، آن‌ها می‌توانند اثراتی را که دانش ادغام‌شده در موقعیتی معین دارد، مشخص و آن‌ها را به فرضیات تبدیل کرده و از شبیه‌سازی و آزمایش برای اجرای آن در حوزه‌ای جدید استفاده کند.

فرای کارکردهای ترسیم دانش که در زیربخش ارزیابی و سازماندهی مطرح شد، استفاده از فناوری اطلاعات اغلب غیرمستقیم است. می‌توان از آن برای حمایت از طراحی شبیه‌سازی‌ها، آزمایش‌ها و طراحی محصول استفاده کرده و هم‌چنین فناوری اطلاعات می‌تواند ابزارهای مدل‌سازی را که در مهندسی معکوس محصول استفاده می‌شود، ارائه کند.

هرچند، این ابزارها نوعاً به عنوان سیستم‌های مدیریت دانش در نظر گرفته نشده و فراتر از حوزه‌ی این سایت هستند.

یک نقش مشخص سیستم‌های فناوری اطلاعات، مخزنی برای دانش ادغام‌شده است که رویه‌ها، خط مشی‌ها و موارد دیگر در آن ذخیره و بازیابی می‌شوند. اگر این سیستم‌ها به درستی اجرا شوند  و به جای تخریب فرایندها و فرهنگ موجود، مکمل آن‌ها باشند، می‌توانند از وظایف و اعمال جاری پشتیبانی کرده و در نهایت به  محصولی از دانش ادغام‌شده تبدیل شوند.

نتیجه گیری

برای تسهیل اشتراک دانش، مدیریت دانش باید نیازهای استفاده‌کنندگان وهم‌چنین پیچیدگی‌ها و مشکلات بالقوه‌ی مدیریت دانش و منابع دانش را درک کند.

بنابراین به طور کلی، مدیریت باید فرایندها، ساختارها و سیستم‌های صحیح را اجرا کرده و اشتراک دانش را امکان‌پذیر سازد. آن‌ها هم‌چنین باید فرهنگ اشتراک دانشی را ایجاد کرده که تضمین کند کاملاً از این سرمایه‌گذاری‌ها استفاده می‌شود.

در مورد دانش صریح، هفت مورد شناسایی شده‌اند که مدیریت دانش باید آن‌ها را در نظر داشته باشد، این‌ها عبارتند از: بیان، آگاهی، دسترسی، راهنمایی و کامل بودن.

فناوری اطلاعات به عنوان عنصری کلیدی از این نوع اشتراک دانش، شناخته شده که هزینه‌ی ذخیره‌سازی، دسترسی، بازیابی و تنوع دانش صریح را کاهش می‌دهد.

اشتراک دانش ضمنی به اجتماعی‌سازی و وظایف بستگی دارد. مدیریت دانش باید ابزارهای تحقق این مورد را با فراهم کردن بسترهای صحیح (که عمدتاً فیزیکی بوده ولی شامل مجازی نیز می‌شود)، حمایت از شبکه‌ها و اجتماعات و پذیرش محیط‌های کاری غیرساختارمند، ارائه کند.

باید از افراد با معلومات عمومی که به عنوان مدیران دانش نیز شناخته می‌شوند، برای کسب درکی از مکان منابع دانش و ایجاد ارتباطی بین شبکه‌ها و اجتماعات استفاده شود.

به منظور حمایت و انتقال دانش ضمنی، سیستم‌های مدیریت دانش باید از عملیات اجتماعی‌سازی، پشتیبانی کرده و در عین حال، وظایف، رویه‌ها، سلسله ‌مراتب‌های دشوار مدیریتی را تحمیل نکنند.

یکی از نقش‌های آن‌ها، یافتن افراد بامهارت است و هم‌چنین می‌توانند در انتقال مستقیم دانش ضنی از طریق حمایت از روش‌ها و ارتباطات ارزشمند و متنوع، کمک کرده که این روش‌ها عمدتاً شامل کانال‌های ارتباطی غیر رسمی می‌باشند.

اشتراک دانش ادغام‌شده، فرایندی است که از طریق آن، دانش ادغام‌شده از محصول، رویه یا فرایندی به دیگری منتقل می‌شود. ابزارهای متعددی معرفی شده‌اند که می‌توانند به مدیریت کمک کنند تا اثرات دانش ادغام‌شده را درک کرده و به انتقال آن کمک کند. این موارد عبارتند از: طرح‌ریزی سناریو، مرورهای پس از انجام کار و آموزش مدیریت.

مدیریت استفاده‌ی مجدد از دانش

در زیربخش‌های قبلی، توضیح داده‌ایم که دانش چگونه تعریف، سازماندهی و منتشر می‌شود. این موضوعات از جنبه‌ای وسیع، در ارتباط با استفاده‌ی مجدد از دانش و خلق دانش، مورد بررسی قرار گرفتند (و در ادامه مطرح خواهند شد).

در این زیربخش، به موقعیت‌های مشخصی که مرتبط با استفاده‌ی مجدد از دانش هستند، پرداخته و چالش‌های مختلف مدیریتی را بررسی کرده و در آخر، یافته‌ها را خلاصه می‌کنیم و پیشنهاداتی ارائه خواهیم کرد.

در این زیربخش، عمدتا بر تفاوت میان دانش ضمنی و صریح، تمرکز خواهیم کرد (همانطور که در زیربخش انواع مختلف دانش تعریف شده است).

سه نقش استفاده‌ی مجدد از دانش

در ابتدا، نگاهی سریع به فرآیند استفاده‌ی مجدد از دانش و چند تعریف مفید می‌اندازیم. مارکوس سه نقش را در استفاده‌ی مجدد از دانش مشخص می‌کند:

– تولید کننده‌ی دانش: تولید کننده‌ی اصلی دانش

– واسطه‌ی دانش: فردی که دانش را آماده و ترکیب می‌کند تا ذخیره، بازیابی و منتشر شود. این موضوع می‌تواند شامل هر تعداد عملیات دیگر نیز باشد؛ مانند شاخص‌گذاری، دسته‌بندی، استانداردسازی، انتشار، برنامه‌ریزی و غیره.

– مصرف‌کننده‌ی دانش: فردی که دریافت‌کننده و استفاده کننده‌ی دانش مورد بحث است.

همانطور که مارکوس اشاره می‌کند، این سه وظیفه ممکن است شامل افراد مختلف بوده و یا تمامی آن‌ها توسط یک شخص انجام گیرد. برای مثال، اینکه فردی به اسناد (صریح) پژوهش یکی از اعضای سازمان در بخشی دیگر، به منظور بازاستفاده‌ از آن، دسترسی داشته باشد، مستلزم این است که تولید کننده، اسنادی را که توسط خود او یا فردی دیگر تهیه شده را ایجاد کرده باشد؛ تا این اسناد، ادراک و بازیابی شده و استفاده کننده‌ی دانش، آن را استفاده و بازیابی کند.

به عبارت دیگر، نقش‌ها توسط دو یا سه نفر انجام شده و فرآیند آن شامل بدست آوردن دانش صریح و انتشار آن در سراسر سازمان است. در مقابل، در موقعیتی دیگر، فردی ممکن است بخواهد در آینده از مستندات خودش استفاده کند. این فرآیند شامل یک نفر در سه نقش بوده و تنها وظیفه‌ی انجام شده، دستیابی به دانش است؛ به گونه‌ای که بازیابی را در آینده امکان‌پذیر سازد.

من این موضوع را به دانش ضمنی نیز می‌افزاییم؛ نقش واسطه می‌تواند به عنوان خود فرد خبره تعریف شود. چرا که او باید دانش را به شیوه‌ای قابل استفاده به شاگردان و هم‌تیمی‌هایش ارائه کند (از طریق انجام کار و اجتماعی‌سازی).

این نقش هم‌چنین ممکن است به شخصی محول شود که این مهارت را شناسایی کرده و دسترسی دیگران به آن را امکان‌پذیر ساخته است.

برای مثال، اگر یک مدیر دانش برای فرد خبره، پروفایلی جهت انتشار در شبکه‌ی اینترانت ایجاد کند، در این حالت، مدیر دانش، گزارشی از فرد خبره ایجاد کرده است و حاوی آنچه این فرد می‌داند است (به جای اینکه برونی‌سازی دانش را ترویج دهد).

به طور خلاصه، فردی باید دانش را تولید کند، فردی باید این دانش را در دسترس قرار دهد و فردی باید این دانش را جست‌وجو و استفاده کند. این مورد نه تنها به توانایی، بلکه به تمایل اشتراک‌گذاری، جست‌وجو و بازیابی اشاره می‌کند.

موقعیت‌های استفاده‌ی مجدد از دانش

دو محقق، دو نوع عمومی از استفاده‌ی مجدد از دانش را مشخص کرده‌اند:

– داخلی: هنگامی که تولیدکننده‌ی دانش در برخی از موقعیت‌های آینده از دانش خودش استفاده می‌کند.

– خارجی: هنگامی که استفاده کننده‌ی دانش، از دانش فردی دیگر استفاده می‌کند.

این نویسندگان بیان دارند که مورد دوم، نرخ شکست بالاتری دارد، به دلیل اینکه شامل از دست رفتن دانش و اطلاعات مرتبط با آن زمینه بوده و دانشی است که به دلیل هزینه‌های مربوطه، به درستی بدست نیامده است.

ساختاری جزئی‌تر توسط مارکوس ارائه شده که چهار موقعیت برای استفاده‌ی مجدد از دانش تعیین کرده است. این موارد در زیر توضیح داده شده و از یافته‌های تیمبرل و جولز، استفاده می‌کند؛ که طی بررسی‌های خود، نوشته‌های مارکوس را تایید کردند.

– تولید کنندگان کار مشترک: افرادی که در تیم‌ها فعالیت می‌کنند، دانش را برای استفاده مجدد خودشان تولید می‌کنند. آن‌ها از نظر فاصله‌ی دانشی نسبت به دیگران، کم‌ترین فاصله را داشته و عموماً درک درستی از آنچه احتیاج است و جایی که می‌توان آن را پیدا کرد (شامل اسناد و افراد خبره) دارند.

  • هرچند، بازاستفاده از دانش در تیم‌های میان وظیفه‌ای سخت‌تر خواهد بود. مارکوس هم‌چنین هشدار می‌دهد که اغلب، دلایل تصمیم‌گیری فراموش می‌شوند. این‌ موارد به دانش درباره‌ی اینکه چه چیزی، چگونه و چرا انجام شده و چه بهبودهایی می‌تواند صورت گیرد، نیاز دارند.
  •  

– شاغلان وظیفه‌ی مشترک: افرادی که کاری مشترک را در محیط‌های متفاوت انجام می‌دهند (برای مثال، جایگاه یکسان در محل‌ها مختلف). دانش برای استفاده‌ی فرد دیگری تولید می‌شود. تعریف نیازهای دانشی معمولاً ساده است، همانند جایگذاری افراد خبره‌ی درست در شبکه (که اغلب از آن استفاده می‌شود). اساساً، آن‌ها باید بدانند که چگونه کاری را انجام داده و یا چرا چیزی انجام می‌گیرد.

– مبتدیان جست‌وجو کننده‌ی مهارت: افرادی که به دنبال دانشی هستند که معمولاً با آن کار نمی‌کنند. آن‌ها از نظر فاصله‌ی دانشی نسبت به دیگران، بیشترین فاصله را داشته و سختی زیادی در “تعریف مسئله‌ها، مکان‌یابی و قضاوت، کیفیت منابع دانش و استفاده از مهارت دارند.”

– کاوش‌گران دانش ثانویه: افرادی که در تلاشند دانشی را که در موقعیت‌های متفاوت کاری تولید شده، پیدا کنند تا آن را در موقعیت‌های دیگر به کار گیرند. دانش و پیش‌زمینه‌ی مصرف‌کننده ممکن است با تولید کننده بسیار متفاوت باشد. در این‌جا، تعریف مسئله، اصلی‌ترین چالش است و اغلب به الگوریتم‌های پیچیده‌ی جست‌وجو نیاز دارد که ایجاد آن‌ها دشوار است. (همانند آن‌هایی که در متن و داده‌کاوی استفاده می‌شود).

مشکلات و پیشنهاداتی برای مدیریت استفاده‌ی مجدد از دانش

تا اینجا، موقعیت‌های متعددی از استفاده‌ی مجدد از دانش را که الزامات، فواید و مضررات متفاوتی دارند، ارائه کرده‌ایم. هم‌چنین برخی مسائل عمومی را که بر فرایند استفاده مجدد تاثیر می‌گذارند، مطرح کرده‌ایم.

با توجه به یافته‌هایی که تا کنون به‌دست آمده‌اند و استفاده از مسائل اشتراک دانش که در زیربخش قبلی مطرح شد، مسائل مدیریتی راجع به استفاده‌ی مجدد از دانش را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

– هزینه: زمان و پول مورد نیاز برای سازماندهی، ترکیب، ذخیره و بازیابی دانش.

این موضوع مخصوصاً در حالاتی صحیح است که دانش ضمنی به صورت دانش صریح مانند اسناد، برونی شده است. درک مفهوم (چیزی که اغلب غیرممکن است) و تهیه‌ی اسناد برای بازیابی، هزینه‌ی بسیار بالایی دارند. حتی با فناوری اطلاعات، مورد دوم شامل دسته‌بندی، خلاصه‌سازی و استفاده از فراداده می‌باشد.

مدیریت محتوا برای بررسی زبان و ارائه و هم‌چنین مرتبط نگه‌داشتن مخازن و به روز رسانی آن‌ها ضروری است. هزینه‌ی مرتبط با استفاده‌ی مجدد از دانش صریح، شامل فراهم کردن محیط صحیح تحقق آن است. برای مثال، تیم‌ها، مربی‌گری‌ها، آموزش ، پروژه‌ها و هم‌چنین سیستم‌هایی که تعامل و مهارت را پشتیبانی می‌کند.

– الزامات مشخص افراد و گروه‌های معین: همانطور که در چهار نقش مارکوس در بالا مطرح شد، مدیریت باید از الزامات مختلف آگاه بوده و مطابق آن‌ها، از هر موقعیتی پشتیبانی کند. مقاله‌های مرتبط با استفاده‌ی مجدد از دانش، هم‌چنان تحت سلطه‌ی نظریه‌های فناوری اطلاعات هستند که این نظریه‌ها، عمدتاً بر سازماندهی، ارائه و بازیابی دانش صریح تمرکز دارند.

مجدداً، توجه خواننده را به اهمیت اجتماعی‌سازی و شبکه‌های غیر رسمی جلب می‌کنیم که به عنوان پایه و اساس دانش ضمنی غنی (مهارت) به شمار می‌روند. در زیر، پیشنهاداتی برای هر دسته‌ی استفاده مجدد، مطرح می‌کنیم. همچنین از یافته‌های مارکوس، در ارتباط با اصول اشتراک دانش که در زیربخش قبلی به همراه برخی نظرات ارائه شد، استفاده خواهیم کرد.

– تولیدکنندگان کار مشترک و پیشنهادات: در مورد دانش صریح، سعی کنید مفهوم را حفظ کنید؛ به شاخص‌گذاری، دسته‌بندی و دیگر عملیات مرتبط با بررسی توجه داشته باشید؛ مانند علل و مبنای پشت دانش. فردی را که دارای معلومات عمومی است به تیم‌های چندوظیفه‌ای اختصاص دهید تا دانش را جمع‌آوری کرده و ثبات را تضمین کند.

در مورد دانش ضمنی، از تعاملات و شبکه‌های غیر رسمی پشتیبانی کنید (برای مثال میان اعضای سابق تیم). در مورد تیم‌های چند وظیفه‌ای، از فردی که دارای معلومات عمومی است، برای تعیین مهارت ضمنی تدوین نشده‌ی اعضای تیم استفاده کنید.

– شاغلان وظیفه‌ی مشترک و پیشنهادات: در مورد دانش صریح، دانش را مستقل از زمینه درنظر گرفته و تمامی اطلاعات مرتبط را با توجه به شاخص‌گذاری، جست‌وجو و ارتباط، فراهم کنید. برای آگاه ساختن دریافت‌کننده‌های بالقوه این دانش، از دانش فشاری استفاده کنید.

در مورد دانش ضمنی، موقعیت‌های مناسب را برای اجتماعی‌سازی و دیگر موارد ایجاد کنید. برای مثال، کار گروهی، پروژه‌ها، ارتباطات غیر رسمی و غیره. از فناوری اطلاعات برای تعیین محل مهارت و پشتیبانی از ارتباطات استفاده کنید، اما از محدودیت‌های آن در انتقال دانش ضمنی آگاه باشید.

– مبتدیان جست‌وجو کننده‌ی مهارت و پیشنهادات: در مورد دانش صریح، دانش را مستقل از زمینه درنظر بگیرید اما از مفهوم‌سازی‌های مجدد ایجاد شده در زمینه‌ی مورد استفاده‌ی مبتدیان پشتیبانی کنید. در مورد هر دو نوع دانش، سعی کنید مضامین یک منبع دانش را مدون کنید؛ برای مثال با تعریف مضمون یک سند یا دانش یک فرد خبره. آموزش‌های آگاهی بخش را ارائه دهید. درمورد دانش ضمنی، همانند شاغلان وظیفه‌ی مشترک عمل کنید.

– کاوش‌گران دانش ثانویه: اطلاعات یک مطلب از قبیل فراداده را ثبت کنید. آموزش مرتبط را با توجه به مخازن دانش، داده و اطلاعات و هم‌چنین روش‌های تحلیل و جست‌وجو ارائه کنید. از سیستم‌های فناوری اطلاعاتی استفاده کنید که مطابق نیازهای مصرف‌کننده هستند. برای مثال، ابزارهای داده‌کاوی، متن‌کاوی، تجزیه و تحلیل و موارد دیگر.

– تمایل: این مورد اشاره به تمایل به ترکیب دانش توسط تولیدکننده یا جست‌وجوی آن توسط مصرف‌کننده داشته و مسائلی مانند فرهنگ را به یادمان می‌آورد که بازاستفاده از دانش و اشتراک آن را ترویج می‌دهند. جنبه‌ی فرهنگی در بخش تغییر فرهنگ سازمانی مطرح خواهد شد.

خلق دانش

توانایی خلق دانش جدید، اغلب در قلب مزیت رقابتی سازمان است. این مسئله به عنوان جزئی از مدیریت دانش تلقی نمی‌شود، زیرا با مدیریت نوآوری، اشتراک و هم‌پوشانی دارد.

از آن‌جا که تعریف گسترده‌تری از مدیریت دانش را انتخاب کرده‌ایم، آن را به عنوان جزئی از فرایند تلقی کرده و به نظریه‌هایی اشاره خواهیم کرد که (گرچه در ظاهر) مرتبط با نوآوری هستند.

طبق مدل SECI نوناکا، خلق دانش درباره‌ی انتقال مداوم، ترکیب و تبدیل انواع مختلف دانش حین کار، تعامل و یادگیری استفاده‌کنندگان است.

کوک و براون بین دانش و دانستن تفاوت قائل شده و عقیده دارند که خلق دانش، محصولی از تعامل بین آن دو است. تغییر شرایط بین مالکیت دانش و دانستن آن (چیزی که به واسطه‌ی کار، عمل و تعامل اتفاق می‌افتد)، نیروی محرکه در خلق دانش جدید است.

به علاوه، برای این‌که این تعامل ثمربخش باشد، مهم است که از محیط‌های کاری ساختارنیافته در محل‌هایی که خلاقیت و نوآوری مهم هستند، پشتیبانی کنیم.

بنابراین، اشتراک و خلق دانش مکمل یکدیگر هستند. دانش هنگامی از طریق کار، همکاری، تعامل و آموزش ایجاد می‌شود که انواع مختلف دانش به یکدیگر تبدیل شده و منتشر می‌شوند.

علاوه بر این، خلق دانش توسط داده و اطلاعات مرتبط نیز پشتیبانی می‌شود که این‌ها می‌توانند تصمیمات را بهبود داده و به عنوان اجزای اصلی در خلق دانش جدید به کار روند.

مدیریت خلق دانش

نقش مدیریت در فرایند خلق دانش به صورت زیر است:

امکان‌پذیر ساختن و تشویق اشتراک دانش: از جنبه‌ی تاکتیکی، همانطور که در زیربخش قبلی مطرح شد، مدیریت باید بداند دانش در کجا و به چه شکلی وجود دارد؛ سپس باید بسترهای مناسب را برای اشتراک دانش فراهم کند.

در مورد دانش ضمنی، این مورد به ارتباطات غیر رسمی تاکیدی ویژه دارد، درحالیکه در مورد دانش صریح، به تمرکزی بر سیستم‌های متنوع فناوری اطلاعات اشاره می‌کند.

از جنبه‌ی استراتژیکی (که در آینده به تفصیل توضیح داده می‌شود)، مدیریت باید محیط ها، فرایندها و سیستم‌های صحیحی را خلق یا طراحی کند که برای تحقق این امر، ابزار و تمایل را فراهم می‌‌کنند.

ایجاد محیط کاری مناسب: این مورد، شامل مفهوم ایجاد تعاملی بین دانش و دانستن است و به ارائه‌ی دوره‌‌ها و آموزش مرتبط اشاره می‌کند. اما مهم‌تر از همه، به دانش جدید این اجازه را می‌دهد تا از طریق تعامل، کار و آزمایش ایجاد شود.

بوتا (Botha)، هنگامی که با دانش ضمنی سروکار داریم، به اهمیت تجارب به اشتراک گذاشته شده در فرایند خلق دانش و نیاز به محیطی که این موارد می‌توانند در آن شکل بگیرند، اشاره می‌کند.

مارچ (March) بیان می‌کند که چگونه استانداردهای فرهنگی ما از نوآوری و خلق دانش جدید جلوگیری می‌کنند. او حامی محیط هایی است که در آن‌ها درمی‌یابیم اهداف می‌توانند از طریق عمل ایجاد شده، شهود پذیرفته می‌شود و ارزشمند بوده و تجربه چیزی بیشتر از یک نظریه نیست.

این نظرات، مفهوم نظریه‌ی مورد استفاده (که به محیط‎‌‌های کاری که از قوانین و رویه‌های سخت و رسمی پیروی نمی‌کنند، اشاره دارد) و پذیرش و حمایت محیط‌هایی را یادآور می‍شوند که از طوفان فکری، آزمون و خطا و تعامل ساختارنیافته پشتیبانی می‌کنند.

به عنوان مثال، از نظریه‌ی نوآوری می‌توان به فعالیت ایجاد تیم‌هایی برای حل مسئله اشاره کرد؛ که بوروکراسی که ممکن است در شرکت وجود داشته باشد، فعالیتشان را مختل نمی‌کند.

پیترز (Peters) به ارزش هرج و مرج و مزیت تیم‌های کوچکتر و با واکنش سریع اشاره می‌کند. گزینه‌ای متعارف، استفاده از تیم‌های میان وظیفه‌ای پروژه است که معمولاً گروهی متشکل از افراد خبره‌ای از قسمت‌های مختلف سازمان است و توسط رهبر پروژه‌ای با معلومات عمومی، هدایت می‌شود.

اگر به این تیم‌ها، آزادی آزمایش و کار در محیطی خودگردان داده شود، می‌توانند به عنوان کاتالیزوری برای نوآوری و خلق دانش جدید عمل کنند؛ سپس وقتی وظیفه‌شان به انجام می‌رسد، اعضا به جایگاه خود در سازمان باز می‌گردند و به انتشار این دانش در جمع کاری خود کمک می‌کنند.

هم‌چنین خود تیم پروژه می‌تواند ایجاد ارتباط بین انجمن‌های کاری را تسهیل کرده و گاهی به عنوان راهی برای گسترش آن‌ها باشد. اختلافات این مفهوم را می‌توان در قسمت‌های مختلف نظریه‌ی نوآوری مشاهده کرد. به ویژه در یافته‌های نوناکا و تاکیوچی (Nonaka and Takeuchi) درباره‌ی تیم‌های پروژه‌ای خودگردان در سازمان هایپرتکست (hypertext).

ارائه‌ی سیستم‌هایی که از فرایند کاری پشتیبانی می‌کنند: این‌ها می‌توانند سیستم‌های گروه کاری باشند که ارتباطات و طوفان فکری را تسهیل می‌کنند. هرچند نباید در فرایندهای خلاق یا انجمن‌های خبرگی دخالت داشته یا فعالیت‌های سخت سازمانی را تحمیل کنند (نظریه‌ی مورد حمایت).

ارائه‌ی داده و اطلاعات مرتبط و به موقع به کارمندان دانش: در محیط بسیار سریع امروزی، در واقع این مورد مترادف با اجرای سیستم‌های فناوری اطلاعات است که می‌توانند داده و اطلاعات را با روشی سودمند، ذخیره، بازیابی، سازماندهی و ارائه کنند.

فناوری اطلاعات و خلق دانش

کاربرد فناوری اطلاعات در این مورد، بسیار مشابه کاربرد آن در اشتراک دانش است که تاحدودی انتقال تمامی انواع دانش را پشتیبانی می‌کند.

جنبه‌ی مهم این است که فناوری اطلاعات باید حامی بوده و در همکاری‌های غیر رسمی دخالت نداشته باشد. برای مثال، می‌توان از سیستم‌های گروه کاری برای بهبود ارتباطات بین اجتماعات یا تیم‌ها استفاده کرد؛ به خصوص اگر از ارتباطات متنوع (برای مثال فیلم، صدا، متن، مطابق نیازهای شرکت واحد) و غیر رسمی پشتیبانی کنند.

گذشته از این، فناوری اطلاعات هم‌چنین در مدیریت اطلاعات، با فراهم ساختن دسترسی به داده و اطلاعات و قادر ساختن مدیر در انجام تحلیل جامع، نقشی مهم دارد.

به علاوه، سیستم‌های فناوری اطلاعات می‌توانند برای شناسایی روندها در داده و اطلاعات و ارائه‌ی آن به مدیر، برنامه‌ریزی شوند. در اصل، این مورد به مدیر این امکان را می‌دهد تا تصمیمات بهتری گرفته و به خلق دانش با ارئه‌ی اجزای اصلی دانش جدید، کمک می‌کند.

هم‌چنین می‌توان از ابزارهای فناوری اطلاعات در فرایند نوآوری (برای مثال ابزارهایی که در طراحی واقعی محصول به کار می‌روند) استفاده کرد اما این‌ها خارج از حوزه‌ی مدیریت دانش هستند.

نتیجه‌گیری

به طور خلاصه، خلق دانش به مکانیزم‌های مطرح شده در زیربخش اشتراک دانش بستگی دارد که با توانایی به کارگیری دانش در محیطی که از تعامل و آزمایش حمایت می‌کند، ترکیب شده است.

این فرایند خلاق، بسیار حساس بوده و به سادگی با طرفداری سرسختانه از قوانین و مقررات یا توسط بوروکراسی، از بین می‌رود. به همین صورت، سیستم‌های فناوری اطلاعات باید بادقت اجرا شده (همانطور که گفته شد) و درصدد نباشند فرایندهای حیاتی خلق دانش را جایگزین کنند.

همین حالا ثبت نام کنید و «راهنمای سریع تفکر سیستمی» را به رایگان دریافت نمایید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *