مدیریت دانش

بخش مدیریت دانش وبسایت، محلی است برای برای مطرح کردن تئوری­‌ها، چارچوب­‌ها، مدل‌­ها، ابزارها و حوزه‌های مرتبط که می‌تواند مورد استفاده دانشجویان و متخصصین قرار گیرد.

هدف این قسمت، ارائه­‌ی مروری جامع از مدیریت دانش است، آن هم از طریق بررسی اهداف، محدوده، استراتژی، بهترین روش­‌ها، ابزارهای آن و غیره. ساختار مباحث بسیار مشابه یک کتاب درسی است، همراه با مفاهیم مقدماتی در ابتدا و بحث­‌های پیشرفته‌تر مرتبط با موضوع، در نیمه‌­ی دوم آن.

 

معرفی مدیریت دانش

مدیریت دانش اساساً به معنای ارائه‌­ی دانش درست، به افراد درست، در زمان درست است.

این موضوع به خودی خود ممکن است خیلی پیچیده به نظر نرسد، اما درواقع اشاره­ به ارتباط قوی آن با چنین مباحثی دارد:

  • استراتژی شرکت
  • درک این­که دانش کجا و به چه شکلی وجود دارد
  • ایجاد رویه‌­هایی که عملیات سازمانی را توسعه می­‌بخشد
  • تضمین این­که اقدامات اولیه توسط اعضای سازمان، پذیرفته و حمایت می‌­شود

 

مدیریت دانش هم­چنین ممکن است شامل ایجاد دانش جدید باشد یا اینکه فقط بر اشتراک، ذخیره­‌سازی و پردازش دانش تمرکز کند.

مهم است به یاد داشته باشیم که مدیریت دانش درباره‌ی مدیریت کردن دانش به خاطر خود دانش نیست. هدف کلی، ایجاد ارزش و اهرم و تصحیح دارایی‌­های دانشی شرکت، به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است.

بنابراین اجرای مدیریت دانش شامل ابعاد متعددی است مانند:

  • استراتژی (Strategy): استراتژی مدیریت دانش باید وابسته به استراتژی شرکت باشد. هدف، مدیریت، اشتراک و ایجاد دارایی‌­های دانشی مرتبط است، که در دستیابی به نیازمندی‌های تاکتیکی و استراتژیکی کمک می‌کند.

 

  • فرهنگ سازمانی (Organizational Culture): فرهنگ سازمانی بر چگونگی تعامل افراد، فضایی که در آن دانش ایجاد می‌­شود، مقاومتی که افراد در برابر تغییرات مشخص خواهند داشت و در نهایت چگونگی اشتراک دانش ( یا به اشتراک نگذاشتن آن) توسط آن‌­ها، تاثیر می‌­گذارد.

 

  • فرایندهای سازمانی (Organizational Processes): فرایندهای درست، محیط­‌ها و سیستم­‌هایی که امکان اجرای مدیریت دانش را در سازمان فراهم می‌­کنند.

 

  • مدیریت و رهبری (Management & Leadership): مدیریت دانش مستلزم رهبری شایسته و باتجربه در تمام سطوح است. طیف وسیعی از نقش‌های مرتبط با مدیریت دانش وجود دارند که یک سازمان ممکن است از آن‌­ها استفاده کند یا نکند؛ از قبیل مدیر ارشد دانش (Chief Knowledge Officer: CKO)، مدیران دانش، کارگزاران دانش و غیره.

 

  • تکنولوژی (Technology): سیستم­‌ها، ابزارها و تکنولوژی‌­هایی که متناسب با نیازمندی‌­های سازمان هستند و به خوبی طراحی و اجرا شده‌­اند.

 

  • سیاست­‌ها (Politics): حمایت بلند مدت برای اجرا و نگهداری از اقدامات اولی‌ه­ای که تمام عملیات سازمانی را در برگرفته و ممکن است اجرای آن‌­ها پر هزینه باشد (از دو منظر پول و زمان)، که معمولا بازگشت سرمایه‌ی مشهودی ندارند.

 

در گذشته، اقدامات شکست­‌خورده عموما به علت تمرکز بیش از حد بر ابزارها و سیستم­‌های مدیریت دانش اولیه، به هزینه­‌ی نادیده گرفتن دیگر نواحی بود. با این حال هنوز اینکه مدیریت دانش در مورد افراد و تعاملات انسانی است، صحیح است و سیستم­‌های مدیریت دانش، راهی طولانی آمده و از جزئی اختیاری از مدیریت دانش، به جزئی حیاتی تبدیل شده‌­اند.

 

امروزه، این­گونه سیستم­‌ها، جمع‌­آوری نظرات و افکار ساختارنیافته را ممکن ساخته و می­‌توانند کنفرانس­‌های مجازی ایجاد کرده و به افراد مختلف در سرتاسر جهان امکان رابطه­‌ای نزدیک را بدهند. به این موضوع در سایت، مخصوصا در قسمت استراتژی مدیریت دانش، اشاره خواهد شد.

 

در سراسر قسمت آموزش مدیریت دانش، تئوری­‌های شناخته شده را گاها با چارچوب­‌های مشخص، مطرح کرده و شرح می­‌دهیم. هم­چنین نقش بالقوه­‌ی سیستم­‌های مدیریت دانش را از منظری وسیع مورد بحث قرار داده و در بخش ابزارهای مدیریت دانش، پیشنهادات مشخصی را ارائه می‌­کنیم.

 

سعی کرد‌‌ه‌­ایم تا این قسمت را تا حد امکان، منطقی، سازمان داده و با مقدمه‌­ای بر دانش و مدیریت دانش شروع کرده و سپس به معرفی موضوعات کلیدی مانند حافظه‌ی سازمانی، یادگیری و فرهنگ بپردازیم.

بخش‌های بعدی، مدل­‌ها و چارچوب‌­های متعدد و هم­چنین اقدامات مدیریت دانش، استراتژی و سیستم­‌ها را مورد بحث قرار داده و در انتها، خلاصه‌­ای از ابزارها و تکنیک‌های مختلف ارائه می‌شود.

 

تعریف دانش، اطلاعات و داده

قبل از شروع به صحبت درباره‌ی مدیریت دانش، باید ابتدا کلمه‌ی “دانش” را توضیح داد.

دانستن این­که چه چیزی دانش را تشکیل داده و چه چیزی در زمره‌ی اطلاعات یا داده قرار می‌گیرد، مهم است. متاسفانه، این کار از آن­چه در ابتدا ممکن است به نظر برسد، سخت‌تر است. در زبان روزمره، در حوزه‌های مشخص و حتی با ترتیبات یکسان، کلمه‌ی دانش عموما معانی متنوعی دارد.

 

دیدگاه‌ها درباره‌ی دانش، اطلاعات و داده

ما روزانه از کلمه‌ی دانش بسیار استفاده می‌کنیم. گاهی به معنی مهارت، درحالیکه در دیگر موارد درباره‌ی خرد و دانش صحبت می‌کنیم. حتی در بسیاری از موارد، از آن برای اشاره به اطلاعات نیز استفاده می‌شود.

 

بخشی از مشکل توضیح دانش، از ارتباط آن با دو مفهوم داده و اطلاعات، نشات می‌گیرد. این دو مفهوم، غالبا به عنوان طبقه‌بندی‌های پایین‌تر دانش به حساب می‌آیند؛ اما این ارتباط دقیق از مثالی به مثال دیگر متفاوت است.

 

در نظام‌هایی که بیشتر مبتنی بر تکنولوژی هستند (مخصوصا شامل سیستم‌های اطلاعاتی)، دانش غالبا به معنی اطلاعات استفاده می‌شود و چیزی محسوب می‌شود که می‌توان آن­ را به صورت کد درآورده و منتقل کرد. مخصوصا زمانی که IT (فناوری اطلاعات) در اشتراک دانش، نقشی حیاتی ایفا می‌کند. به عنوان مثال، دايرة‌المعارف در سایت Fact-Archive دانش را این‌طور معنی می‌کند: اطلاعاتی که هدف یا استفاده‌ای دارند.

 

این دیدگاه ساده از دانش، طی دهه‌ی 90 میلادی، مخصوصاً هنگامی‌که فناوری اطلاعات عمومیت بیشتری پیدا کرده بود، گسترش پیدا کرد؛ گرچه حتی امروزه، برخی سیستم‌های مدیریت دانش، چیزی بیش از سیستم‌های مدیریت اطلاعات هستند، که از دانش به عنوان مترادفی مجازی برای اطلاعات استفاده می‌کنند.

 

به عنوان مثال، تیراوف (Theirauf) این سه جزء را این‌گونه تعریف می‌کند:

  1. داده در پایین‌ترین  سطح قرار دارد و مجموعه‌ای از حقایق و اشکال ساختارنیافته است
  2. اطلاعات در سطح بعدی قرار دارد و به عنوان داده‌ی ساختاریافته شناخته می‌شود
  3. و در آخر، دانش به عنوان “اطلاعات درباره‌ی اطلاعات” تعریف می‌شود

 

گرچه به طور فزاینده، تعاریفی هستند که دانش را به عنوان مفهومی پیچیده‌تر و شخصی تلقی می‌کنند  که حاوی چیزی بیشتر از فقط اطلاعات است. لغت­نامه‌ی آنلاین لانگ‌من تعریفی دارد که به این دیدگاه نزدیک است که، دانش معمولا در داخل مدیریت دانش تلقی می‌شود و دانش را این‌گونه بیان می‌کند:

 

“اطلاعات، مهارت‌ها و درکی که از طریق تجربه یا آموزش کسب کرده‌اید.” گرچه هنوز ارتباطی نزدیک با اطلاعات دارد و مفاهیمی هم­چون مهارت‌ها، ادراک و تجربه به تدریج ظاهر می‌شوند.

 

تعریف داده، اطلاعات و دانش

در ادامه، تعاریفی را آورده‌ایم که در سراسر این مجموعه مطالب استفاده خواهند شد.

 

  • داده: حقایق و اشکالی که چیزی مشخص را بازگو می‌­کنند، اما به هیچ شکلی مرتب نشده و هیچ اطلاعاتی از قبیل الگوها، مفاهیم و غیره ارائه نمی‌کنند. ما از تعریف ارائه شده توسط تیراوف استفاده می‌کنیم: “حقایق و اشکال ساختارنیافته که کم‌ترین اثر را روی مدیر دارند.”

 

  • اطلاعات:برای این­که داده به اطلاعات تبدیل شود، باید در موقعیت در نظر گرفته شده، دسته‌بندی شده، محاسبه و خلاصه شود. اطلاعات، تعریف جامع‌تری نیز دارد؛ داده­ایی که هدفدار و مرتبط است. ممکن است بیان‌کننده‌ی یک روند محیطی یا شاید نشان­دهنده‌ی الگوی فروش در مدت زمانی مشخص باشد. در اصل، اطلاعات در پاسخ سوال‌هایی یافت می‌شود که با کلماتی از قبیل چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چه مقدار شروع می‌شوند.

 

فناوری اطلاعات معمولا در تبدیل داده به اطلاعات بسیار پرهزینه است؛ به خصوص در شرکت‌های بزرگ که در میان بخش‌ها و عملیات متعدد، حجم عظیمی از داده را تولید می‌کنند. اساسا استفاده از مغز انسان در کمک به این مفهوم‌سازی، لازم است.

 

  • دانش: دانش، ارتباطی نزدیک با عمل داشته و اشاره به مهارت و ادراک دارد. دانشِ در اختیار هر فرد، محصول تجربه‌ی او بوده و دربرگیرنده‌ی استانداردهایی است که فرد به وسیله‌ی آن، ورودی‌های جدید را از محیط خود ارزیابی می‌کند.

 

ما از تعریف ارائه‌شده توسط گمبل و بلَک­وِل(Gamble and Blackwell)که ارتباط نزدیکی با تعریف قبلی ارائه‌شده توسط دیون­پورت و پروساک(Davenport & Prusak) دارد استفاده می‌کنیم:

 

“دانش، ترکیبی متغیر از تجارب ساختارمند، ارزش‌ها، اطلاعات مفهومی، نظرات فرد خبره و ادراکات پایه‌ای است که محیط و چارچوبی برای ارزیابی و ترکیب تجارب و اطلاعات جدید فراهم می‌کند

دانش از ذهن افراد خبره سرچشمه گرفته و به کار می‌رود. معمولا در سازمان‌ها، دانش نه تنها در اسناد یا انبار بلکه در عملیات جاری سازمانی، شیوه‌ها و استانداردها، ادغام شده است.”

 

برای این­که مدیریت دانش موفق شود، فرد باید درکی عمیق از موارد تشکیل‌دهنده‌ی دانش داشته باشد.

حال که مرز­های مشخصی بین دانش، اطلاعات و داده مشخص کرده‌ایم، می‌توان یک قدم پیش‌تر رفت و به قالب‌های حاوی دانش و راه‌های متفاوتی که می‌تواند به‌دست آید، به استراک گذاشته شده و ترکیب شود، بنگریم. این موضوع را در قسمت “انواع مختلف دانش” مطرح خواهیم کرد.

 

انواع مختلف دانش

درک انواع مختلف دانش و در نتیجه قابلیت تشخیص اشکال مختلف دانش، قدمی اساسی برای مدیریت آن است؛ برای مثال، تقریبا بدیهی است که دانش بدست آمده از یک سند، نیاز به مدیریت (برای مثال ذخیره‌سازی، پردازش، اشتراک، تغییر و …) بسیار متفاوتی نسبت به شیوه‌ی جمع‌­آوری شده‌­ی آن طی سال‌ها توسط فردی خبره دارد.

 

در طی قرن‌ها، برای طبقه‌بندی دانش، بسیار تلاش شده است و حوزه‌های مختلفی بر ابعاد متفاوت آن تمرکز کرده‌اند و نتیج‌ه‌ی آن طبقه‌بندی‌های بی‌شمار و تمایزات مبتنی بر فلسفه و حتی مذهب بوده است.

گرچه این موضوع به هدف این سایت خیلی مربوط نیست ولی مقاله‌ی ارائه شده دربار‌­ی دانش در سایت ویکیپدیا، پیش‌زمینه‌ی جالبی مطرح کرده است.

 

در داخل کسب ­و ­کار و مدیریت دانش، معمولا دو نوع دانش، با نام‌های دانش صریح و دانش ضمنی، تعریف می‌شوند. مورد اول، بیان‌گر دانش مدون می‌باشد؛ همانند آن‌هایی که در اسناد و مدارک یافت می‌شوند و مورد دوم، اشاره دارد به دانش غیرمدون و معمولا دانش مبتنی بر شخص یا تجاربش.

 

مدیریت دانش و تئوری یادگیری سازمانی، تقریبا همیشه ریشه در تعامل و ارتباط بین این دو نوع دانش دارند. این مفهوم توسط نوناکا (Nonaka 1994) در دهه 90 میلادی مطرح و توسعه داده شد و سنگ‌­بنایی نظری از این موضوع است.

 

بوتا و همکارانش (Botha et al, 2008) اشاره می­‌کند که دانش صریح و ضمنی باید به عنوان یک طیف دیده شوند، نه دو نقطه‌ی مشخص. به همین دلیل برای مثال، همه‌ی دانش‌ها، ترکیبی از عناصر صریح و ضمنی بوده و نه یکی از آن دو. گرچه برای درک دانش، باید این دو مفهوم متضاد نظری را تعریف کرد.

 

برخی از محققان، تفاوتی دیگر را مطرح کرده و از دانش ادغام‌شده صحبت می‌کنند. در این ­صورت، بین دانش مجسم افراد و دانش ادغام‌شده در فرایندها، فرهنگ سازمانی، عملیات جاری و غیره، تفاوت وجود دارد.

گمبل و بل‌­ول، از مقیاسی حاوی دانش بیان‌شده، مجسم‌شده و ادغام‌شده استفاده می‌کنند که دو مورد اول بسیار مطابق دانش صریح و ضمنی هستند.

 

بدون شک، مهم‌ترین تمایز در مدیریت دانش، بین دانش صریح و ضمنی است. گرچه، به نظر ما، بعد ادغام‌شده، افزوده‌های باارزشی هستند، زیرا الزامات مدیریتی برای این نوع دانش، تا حدودی متفاوت‌اند.

 

به همین دلیل، مباحث­ این سایت در صورت نیاز از هر سه نوع دسته‌بندی دانش استفاده خواهد کرد؛ ولی تمرکز عمدتا بر بعد صریح و ضمنی است.

 

در زیر، خلاصه‌ای از این سه دسته‌بندی به همراه مطالبی درباره‌ی اینکه آیا سیستم‌های مدیریت دانش می‌توانند برای مدیریت آن‌ها مورد استفاده قرار گیرند یا خیر، ارائه خواهیم کرد.

 

دانش صریح

این نوع دانش، ساختاریافته و مدون است و گاهی به عنوان مهارت از آن یاد می‌شود. به همین دلیل شناسایی، ذخیره و بازیابی آن تا حدودی آسان است و نوعی از دانش است که سیستم‌های مدیریت دانش، به راحتی می‌توانند از آن استفاده کنند.

این سیستم‌ها در تسهیل ذخیره‌سازی، بازیابی و اصلاح اسناد و متون، بسیار موثرند.

 

از منظر مدیریتی، بزرگ‌ترین چالش دانش صریح، مشابه با اطلاعات است:

اطمینان دادن به مردم در مورد اینکه به آن‌چه نیاز دارند دسترسی داشته، دانش مهم ذخیره‌­سازی می‌شود و این­که دانش، بازنگری شده، به‌روز یا حذف می‌شود.

 

بسیاری از تئوریسین‌ها، دانش صریح را کم اهمیت‌تر قلمداد می‌کنند. تصور می‌شود که این نوع دانش، ذاتی ساد‌­تر داشته و نمی‌تواند تجربه‌ی غنی مبتنی بر مهارت را که می‌تواند مزایای رقابتی پایدار ایجاد کند، دربرگیرد.

 

گرچه تا حدودی این موضوع در حال تغییر است، اقدامات اولیه‌ی مدیریت دانش که توسط تکنولوژی پیش برده شده‌اند، غالبا برای این نوع از دانش، نقص تمرکز داشته‌اند. همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، در حوزه‌هایی همچون فناوری اطلاعات، غالبا فقدان تعریفی پیچیده‌تر احساس می‌شود.

 

به همین دلیل این موضوع سبب ایجاد محصولاتی با نام سیستم‌های مدیریت دانش شده است که در واقع، چیزی بیشتر از نرم‌افزار مدیریت اطلاعات و دانش صریح نبودند (و نیستند).

 

نکته: دانش صریح در پایگاه داده، یادداشت‌ها، سوابق، مدارک و غیره یافت می‌شود.

 

دانش ضمنی

این نوع دانش در ابتدا در سال 1966 میلادی توسط پولانیی (Polanyi) تعریف شد و گاهی به عنوان مهارت از آن یاد می‌شود. ماهیت این دانش طوری‌ست که تشریح آن مشکل و شهودی است و تا حد زیادی مبتنی بر تجربه می‌باشد.

 

به همین دلیل، دانش ضمنی غالب اوقات ذاتا مبتنی بر موقعیت و شخصی است و ارتباط با آن سخت بوده و عمیقا ریشه در عمل، تعهد و مشارکت دارد.

 

هم‌چنین دانش ضمنی به عنوان با ارزش‌ترین منبع دانش تلقی شده و بیشترین احتمال ایجاد پیشرفت‌ها را در سازمان دارد. گمبل و بلَک‌وِل، فقدان تمرکز بر دانش ضمنی را مستقیما با کاهش قابلیت برای نوآوری و رقابت پایدار، مرتبط می‌دانند.

 

سیستم‌های مدیریت دانش به سختی می‌توانند از این نوع دانش استفاده کنند. یک سیستم فناوری اطلاعات، بر مدون‌سازی تکیه دارد که این عمل برای دارنده‌ی دانش ضمنی، غیرممکن یا بسیار مشکل است.

 

با استناد به پولانیی، تصور کنید می‌خواهید مقاله‌ای بنویسید که به دقت بیان‌کننده‌ی این است که یک فرد چگونه می‌تواند احساسات را از چهره‌ی افراد بخواند. این موضوع، کاملا واضح است:

بیان ادراکات شهودی که طی سال‌ها تجربه و تمرین بدست آمده، تقریبا غیرممکن می‌باشد.

 

در واقع، تمامی شاغلان و افراد خبره بر این نوع دانش تکیه دارند. برای مثال یک متخصص IT، مشکلی را بر اساس تجارب و شهود خود برطرف می‌کند. مسلما برای این فرد بسیار سخت خواهد بود که دانشش را در قالب سندی تدوین کند که مهارتش را در مقابل یک تازه‌کار نشان دهد.

این یک دلیل برای این است که چرا تجربه در زمینه‌ای به‌خصوص، در بازار کار بسیار مورد توجه است.

 

تعیین میزان دقیقی که یک سیستم فناوری اطلاعات می‌تواند در انتقال و بهبود دانش ضمنی کمک کند، بحثی بسیار پیچیده است.

حال همین‌قدر کافی است که بگویم اقدامات مدیریت دانش موفق، باید تاکید بسیاری بر بعد ضمنی داشته و بر افراد و فرایندهای مربوطه تمرکز کرده و از فناوری اطلاعات در نقش پشتیبان و کم‌ اهمیت‌­تر استفاده کند.

 

دانش ضمنی در ذهن افراد یافت شده و شامل باورهای فرهنگی، ارزش‌ها، نگرش‌ها، مدل‌های ذهنی و هم‌چنین مهارت‌ها، قابلیت‌ها و تخصص‌ها می‌باشد.

در این سایت، ما دانش ضمنی را به دانشی که افراد دارند محدود کرده و هرگاه این تمایز نیاز باشد، جداگانه به دانش ادغام‌شده (همانطور که در زیر توضیح داده شده است) ، اشاره می‌کنیم.

 

دانش ادغام‌شده

این نوع دانش، اشاره به دانشی دارد که در فرایندها، محصولات، فرهنگ، عملیات جاری، مصنوعات یا ساختارها گنجانده شده است. دانش یا به صورت رسمی ادغام می‌شود.

مثلا از طریق اقدامات مدیریت برای شکل‌دهی به روالی مشخص، یا غیر رسمی که در آن سازمان، دو نوع دیگر دانش را استفاده و اجرا می‌کند.

 

چالش‌ها در مدیریت دانش ادغام‌شده، به طور قابل ملاحظه‌ای متنوع بوده و عموما با دانش ضمنی مجسم‌شده تفاوت دارند. ادراک و تغییر فرهنگ و روال‌ها هر دو می‌تواند مشکل باشد. از طرفی دیگر، اجرای روال‌های رسمی ممکن است راحت‌تر بوده و مدیریت، بهتر می‌تواند ثمره‌ی درس‌های آموخته شده را در رویه‌ها، روال‌ها و محصولات اجرا کند.

 

نقش فناوری اطلاعات در این زمینه، تا حدودی محدود است، اما کاربردهای مفیدی نیز دارد.

به طور عمده، فناوری اطلاعات می‌تواند در شناسایی نواحی دانش سازمانی، یا به عنوان ابزاری در مهندسی معکوس محصولات (به علاوه شناسایی دانش ادغام‌شده‌ی پنهان)، یا به عنوان مکانیزمی حمایتی برای فرایندها و فرهنگ‌ها به کار رود.

هرچند این موضوع نیز مطرح شده است که فناوری اطلاعات می‌تواند تاثیری مخرب بر فرهنگ و فرایندها داشته باشد، به خصوص اگر به درستی پیاده‌سازی نشده باشد.

 

به علت سختی مدیریت موثر دانش ادغام‌شده، شرکت‌هایی که موفق می‌شوند، از مزیت رقابتی با اهمیتی برخوردار می‌شوند.

 

دانش ادغام‌شده در قوانین، فرایندها، کتاب‌های راهنما، فرهنگ سازمانی، آیین‌نامه‌های رفتاری، اخلاقیات، محصولات و غیره وجود دارند.

باید بدانیم، در حالیکه دانش ادغام‌شده می‌تواند در منابع صریح وجود داشته باشد (برای مثال، قانون می‌تواند در کتاب­ راهنما نوشته شود)، خود دانش به خودی خود صریح نیست؛ مثلا بلافاصله مشخص نمی‌شود که چرا انجام این کار، برای سازمان سودمند است.

 

مدیریت دانش چیست؟

حوزه‌ی کامل مدیریت دانش چیزی نیست که همه روی آن اتفاق نظر داشته باشند. هرچند قبل از اینکه کسی به تفاوت‌ها در تعاریف توجه کند، ابتدا به شباهت‌ها توجه می‌کند.

 

مدیریت دانش درباره‌ی در دسترس قرار دادن دانش درست برای افراد درست، است و هم‌چنین اطمینان دادن به سازمان‌ها در مورد ای­نکه می‌توانند یاد بگیرند و می‌توانند دارایی‌های دانشی خود را بازیابی و آن‌ها را همانطور که لازم است در کاربردهای جاری، استفاده کنند.

 

به  گفته‌ی پیتر دراکر مدیریت دانش یعنی:

هماهنگی و انتفاع از منابع دانش سازمانی به منظور ایجاد سود و مزیت رقابتی.

 

اختلافی که گاهی به وجود می‌آید، هنگام ایجاد دانش جدید است. وِلمن (Wellman)، حوزه‌ی مدیریت دانش را به درس‌های فراگرفته شده و تکنیک‌های به کار گرفته شده برای مدیریت چیزی که شناخته‌شده است، محدود می‌کند.

او مطرح می‌کند که مدیریت دانش غالبا به عنوان نظمی جدا، درک شده و معمولا شامل مدیریت نوآوری است.

 

بوکوویتز و ویلیامز (Bukowitz and Williams)، مدیریت دانش را به طور مستقیم به الزامات تاکتیکی و استراتژیکی مرتبط می‌دانند و تمرکز آن بر استفاده و افزایش دارایی‌های مبتنی بر دانش، به منظور توانمندسازی شرکت برای واکنش به این مسائل است. با توجه به این نظر، پاسخ به سوال “مدیریت دانش چیست” وسیع‌تر می‌باشد.

 

تعریف جامع مشابه دیگری نیز توسط دیونپورت و پراسک (Davenport & Prusak) ارائه شده است که بیان می‌کند که مدیریت دانش، “مدیریت دانش شرکت از طریق فرایند سازمانی سیستماتیک و مشخصی برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی، نگهداری، پیاده‌سازی، به اشتراک گذاری و تجدید هر دو دانش صریح و ضمنی کارکنان به منظور بهبود عملکرد سازمانی و ایجاد ارزش است.”

 

ما به سوال “مدیریت دانش چیست” از منظری وسیع‌تر پاسخ خواهیم داد که نه تنها شامل بهره برداری و مدیریت دانش موجود است، بلکه شامل اقدامات ایجاد و کسب دانش جدید نیز می‌باشد. در ادامه، به تعریفی مشخص از مدیریت دانش خواهم پرداخت.

 

تعریف مدیریت دانش

با توجه به مطالب گفته شده در قسمت قبل، تعریف ما از مدیریت دانش به این صورت است:

مدیریت دانش، مدیریت با قاعده‌ی دارایی‌های دانشی یک سازمان با هدف ایجاد ارزش و بدست ­آوردن الزامات تاکتیکی و استراتژیکی است که شامل اقدامات اولیه، فرایندها، استراتژی‌ها و سیستم‌هایی است که ذخیره­ سازی، ارزیابی، انتشار، پالایش و ایجاد دانش را حفظ و بهبود می‌بخشند.

 

به همین دلیل، مدیریت دانش ارتباطی قوی با اهداف سازمانی و استراژی داشته و بیان‌کننده‌ی مدیریت دانشی است که برای اهدافی سودمند بوده و برای سازمان، ارزش ایجاد می‌کند.

با بسط تعریف قبلی مدیریت دانش، این مدیریت شامل درک موارد زیر است:

 

  • دانش کجا و به چه شکلی وجود دارد

 

  • سازمان چه چیزی را نیاز دارد بداند

 

  • چگونگی ترویج فرهنگی که موجب یادگیری، به اشتراک­‌ گذاری و خلق دانش شود

 

  • نحوه فراهم کردن دانش درست برای افراد درست و در زمان درست

 

  • چگونگی تولید یا بدست‌آوری دانش جدید مرتبط

 

  • چگونگی مدیریت تمامی این عوامل به منظور بهبود عملکرد در پرتو اهداف استراتژیکی سازمان و تهدیدها و فرصت‌های کوتاه­ مدت

 

به همین دلیل، مدیریت دانش باید ابزار درست، افراد، دانش، ساختارها (مثل تیم‌ها و …)، فرهنگ و موارد دیگر را به منظور بهبود یادگیری، ارائه و ایجاد کند.

از طرفی باید ارزش و کاربردهای دانش جدید ایجاد شده را درک و این دانش را ذخیره کرده و به آسانی در اختیار افراد درست در زمان صحیح گذاشته و به طور مداوم، دانش سازمانی مرتبط با عوامل محسوس کوتاه­ مدت و بلندمدت را شناسایی نمود، به کارگیر گرفت، اصلاح و حذف کرد.

 

می‌بینیم که این تعریف از مدیریت دانش، وابسته به مدیریت خلق دانش سازمان و مکانیزم‌های تغییر، تسهیلات بازیابی و حافظه‌ی سازمانی، یادگیری سازمانی  و فرهنگ سازمانی می‌باشد.

این مفاهیم در بخش‌های آتی به تفصیل مورد بحث قرار خواهند گرفت.

 

به چه دلیل مدیریت دانش سودمند است؟

با توجه به مطالب قبلی گفته شده در این سایت، به راحتی می‌بینیم که چطور یک فرد مبتدی، مخصوصا مدیری که از این موضوع اطلاع زیادی ندارد، ممکن است به راحتی درک نکند که چرا مدیریت دانش برای موقعیت خاص آن‌ها سودمند است.

 

با طرح این مقدمه، سراغ بحث اصلی می‌رویم. مدیریت دانش مسئول درک موارد زیر است:

  • سازمانتان چه چیزی را می‌داند

 

  • این دانش کجا قرار دارد؛ برای مثال در ذهن فرد خبره، در بخشی خاص، در پرونده‌های قدیمی، همراه تیمی خاص و غیره

 

  • این دانش به چه شکلی ذخیره شده است؛ برای مثال در ذهن افراد یا روی کاغذ

 

  • چگونگی انتقال این دانش به افراد مربوطه به بهترین شکل تا قادر باشند از آن نفع برده یا اطمینان به اینکه این دانش از دست نمی‎رود. برای مثال، ایجاد ارتباطی ناظر میان افراد خبره و با مهارت با کارمندان جدید، اجرای سیستم مدیریت اسناد به منظور دسترسی به دانش صریح کلیدی

 

  • نیاز به شناسایی نظام‌مند مهارت واقعی سازمان در مقابل نیازهای سازمان و عمل طبق آن. برای مثال، توسط استخدام یا اخراج، توسط بهبود خلق دانش خاص داخل سازمانی

 

بنابراین چرا مدیریت دانش سودمند است؟ زیرا تمرکزی بر دانش به عنوان یک دارایی واقعی دارد و نه چیزی ناملموس.

پس شرکت را قادر می‌سازد تا چیزی را که می‌داند بهتر محافظت کرده و به کار گیرد و اقدامات توسعه‌ی دانش خود را به منظور برطرف کردن نیازهایش، بهبود داده و متمرکز کند.

 

به بیانی دیگر:

 

  • به شرکت­ها کمک می‌کند تا از اشتباهات و موفقیت‌های گذشته درس بگیرند.

 

  • از دارایی‌های دانشی، بهتر بهره‌برداری کرده و در بخش‌هایی که سازمان آماده‌ی دریافت چیزی است، دوباره از آن‌ها استفاده کند. برای مثال، استفاده از دانش یک بخش برای بهبود یا خلق محصول در بخشی دیگر، اصلاح دانش یکی از فرایندهای گذشته برای خلق راه‌حلی جدید.

 

  • تمرکزی بلندمدت بر توسعه‌ی صلاحیت‌ها و مهارت‌های صحیح و حذف دانش منسوخ، ارائه می‌کند.

 

  • توانایی شرکت را برای نوآوری افزایش می‌دهد.

 

  • توانایی شرکت را برای محافظت از دانش و صلاحیت کلیدی خود در مقابل کپی یا مفقود شدن افزایش می‌دهد.

 

متاسفانه، مدیریت دانش، حوزه‌ای است که معمولا شرکت‌ها برای سرمایه‌گذاری در آن بی‌میل هستند. زیرا اجرای صحیح آن می‌تواند پرهزینه بوده و تعیین بازدهی سرمایه‌ی مشخص بسیار مشکل می‌باشد.

 

به علاوه، مدیریت دانش، مفهومی است که تعریف آن به طور جامع پذیرفته نشده است؛ برای مثال در فناوری اطلاعات، دیدگاه مبتنی بر دانش بسیار سطحی است.

 

به خصوص در سال‌های ابتدایی، این امر موجب شکست بسیاری از پروژه‌های مدیریت‌ دانش شده و این شکست‌ها، وجهه‌ی این موضوع را به طور کلی خدشه‌دار کرده است.

متاسفانه حتی امروزه، احتمالا یکی از چند وبلاگی که ما درباره‌ی این موضوع می‌خوانیم، هیچ ارتباطی به مدیریت دانشی که در دانشگاه خوانده‌ایم ندارند. این مسئله را با جزئیات بسیار، در آینده مطرح خواهیم کرد.

 

مدیریت اطلاعات در مقابل مدیریت دانش

این موضوع همیشه قابل بحث بوده است زیرا بسیاری از مردم، دانش و اطلاعات را به جای یکدیگر به کار می‌برند؛ به همین دلیل، حتی امروزه نیز، راه ­حل‌های مدیریت دانش، چیزی جز سیستم‌های مدیریت اطلاعات یا اسناد نیستند.

 

برای مثال، این سیستم‌ها حاوی داده، اطلاعات یا شاید حتی دانش صریح باشند، ولی فاقد مهم‌ترین بخش مدیریت دانش، یعنی دانش ضمنی هستند.

 

در زیر، اینفوگرافیکی برای نشان دادن تفاوت‌های اصلی با توضیحی کوتاه، آمده است. به یاد داشته باشیم که مدیریت اطلاعات در بسیاری از جهات، ابزاری سودمند برای مدیریت دانش است، زیرا اطلاعات می‌تواند به ایجاد و اصلاح دانش کمک کنند ولی دو حوزه متفاوت هستند.

 

 

همانطور که در بخش قبلی گفته شد، دانش و اطلاعات تقریبا متفاوت هستند، همانند دانش صریح و ضمنی. پس با اینکه اطلاعات و مدیریت داده بسیار سودمند هستند، ولی با رشد نمایی منابع اطلاعات و تمرکز جدید بر کلان داده (Big Data)، این موضوع مترادف با مدیریت دانش نیست.

پس تفاوت دقیق چیست؟

 

اطلاعات و مدیریت اطلاعات:

  • بر داده و اطلاعات تمرکز دارند.

 

  • با حقایق و اشکال ساختارمند و غیرساختاریافته سر و کار دارند.

 

  • به طور عمده از تکنولوژی بهره می‌برند، زیرا اطلاعات مورد ارزیابی، از قبل مدون شده و به شکلی درآمده که به راحتی قابل انتقال است.

 

  • به دلیل ماهیت مدون اطلاعات، بر سازماندهی، تجزیه و بازیابی، تمرکز می‌کند.

 

  • به طور عمده درباره‌ی مهارت است؛ برای مثال، حقیقتی برای ایجاد دانش سودمند، ارائه می‌کند. ولی این حقیقت به خودی خود، موجب اعمال به‌هم پیوسته نخواهد شد (برای مثال فروش محصول X نسبت به سه ماه قبلی، 25% بالاتر است).

 

  • به راحتی، به دلیل ماهیت مدون و قابل انتقالش، قابل کپی‌برداری است.

 

دانش و مدیریت دانش

  • بر دانش، ادراک و حکمت تمرکز دارد.

 

  • با هر دو دانش مدون و غیرمدون سروکار دارد. دانش غیرمدون (ارزشمندترین نوع دانش)، در ذهن افراد یافت شده و نامشخص، مبتنی بر مفهوم و تجربه است.

 

  • تکنولوژی سودمند است اما تمرکز مدیریت دانش، بر افراد و فرایندهاست. ارزشمندترین دانش، نمی‌تواند به طور موثر، مستقیما توسط تکنولوژی انتقال یابد، بلکه باید مستقیما از فردی به فرد دیگر منتقل شود.

 

  • بر مکان‌یابی، درک، توانا ساختن و تشویق، تمرکز دارد، آن هم از طریق ایجاد محیط‌ها، فرهنگ‌ها و فرایندها در هر جایی که دانش ایجاد یا به اشتراک گذاشته می‌شود.

 

  • عموما درباره‌ی دانستن مهارت و فنون، چگونگی و افراد است.

 

  • کپی‌برداری از آن مشکل است (حداقل برای عناصر ضمنی). ارتباط دانش ضمنی با تجربه و مفهوم، کپی از آن را دشوار می‌سازد. به همین دلیل دانشگاه‌ها نمی‌توانند افراد بامهارت تربیت کنند.

چیزهایی وجود دارند (مهم‌ترین چیزها) که نمی‌توانید به راحتی آن‌ها را از کتاب درسی (یا منابع مدون دانش ضمنی یا اطلاعاتی دیگر) آموزش دهید. بلکه در میدان عمل آموخته شده و در سطحی شهودی درک می‌شوند.

شما به راحتی نمی‌توانید این شهود را بدون تجربه­ یا زمینه‌ی مرتبط و صحیح، کپی یا حتی درک کنید و این شهود است که باارزش­ترین دانش سازمانی را ارائه می‌کند.

 

سایر مطالب مدیریت دانش:

  1. دانش سازمانی چیست و چه نقشی در مدیریت دانش دارد؟
  2. مدیریت دانش و یادگیری سازمانی چه ارتباطی به یکدیگر دارند؟