چطور جلسات سازمان را با رویکرد تفکر سیستمی برگزار کنیم؟

تفکر سیستمی در سازمان به عنوان مجموعه‌ای از ابزارهای تحلیلی کارش را شروع کرد، اما بزرگترین دستاورد آن شاید ایجاد زبانی برای جست و جو، یادگیری و اقدامات جمعی باشد. به طور اصولی تفکر سیستمی در یک محیط گروهی به کار گرفته می‌شود تا افراد با یکدیگر بیاموزند؛ به همین خاطر دانش و فهم ایجاد شده فرای آن چیزیست که هر یک از اعضا به تنهایی می‌دانسته.
فعالیت در گروه علاوه بر این که به ما کمک می‌کند تئوری‌ و راه‌حل‌هایی بهتر خلق کنیم، پذیرش جمعی و تلاش بیشتر برای اجرایی شدن تصمیم‌های پیشنهادی را هم به همراه خواهد دارد.
اما به عنوان یک رهبر سازمانی یا تسهیل‌کننده گفتمان، چطور می‌توانیم از رویکرد سیستمی به عنوان بخشی از یک فرآیند گروهی موثر استفاده کنیم؟ در ادامه چند مورد کلی که بایستی در نظر گرفته شود را می‌خوانیم.

1- مشارکت دهید، متقاعد نکنید

اگر هدف یادگیری باشد، پس خواسته شما از همه، تفکر بسیار در زمینه مشکل مورد بحث خواهد بود. برای مشارکت دادن، افراد باید حس کنند که ایده‌هایشان شنیده، بررسی و آزمایش می‌شود. فارغ از این که در حال ارائه یا ساخت یک نمودار باشید، باید همه را طوری درگیر کنید که یک فهم مشترک از مشکل پدید آید. این رویکرد بحث بیشتری را به همراه خواهد داشت. با این حال اتمام جلسه درحالی که همه به تفاوت‌های غیر منطبق گروه پی برده‌اند خیلی بهتر از اتمام آن با تحلیلی است که توافق ضعیفی بر روی آن هست و کسی حقیقتا به آن اعتقادی ندارد.

2- فرض بر این است که هر نقطه‌نظری شایستگی دارد

هرگاه کسی پیشنهادی یا تئوری هرچند ناقص ارائه داد، به آن گوش دهید و فرضیاتش را استخراج کنید. حتی در صورت نیاز شرایطی را تبیین کنید که تحت آن، تئوری مورد نظر درست باشد. این کار ایده‌های بیشتری را نمایان می‌کند و یک حس حل مسئله مشترک می‌دهد.

3- به دنبال تفاوت‌ها باشید

نواحی اختلاف معمولا بزرگترین فرصت‌ها را برای یادگیری فراهم می‌آورند. یکی از منابع رایج اختلاف نظر در نمودارهای تفکر سیستمی تعاریف فازی یا قابل تغییر متغیرها است. روی این موضوعات کار کنید تا به یک تعریف مشترک برای معنی هر متغیر برسید و در صورت نیاز متغیرهای جدیدی اضافه کنید. این فرآیند تضمین می‌کند که نمودار نهایی نماینده فهم جمعی گروه است.

4- با تئوری مانند تئوری برخورد کنید

هر نمودار حلقه علیت معرف یک تئوری (یا مدل) از نحوه عمکلرد چیزهاست. وقتی که نمودارهای سیستمی را خلق می‌کنیم، در تلاشیم که تضمین کنیم راه‌کارهای ما ریشه در علت پدید آمدن مشکل، در همان ابتدای امر دارند. با این کار احتمال رسیدن به راه حل‌هایی که تنها نشانه‌های مشکل را هدف می‌گیرند، کم می‌کنیم. چرا که هر حلقه در نمودار یک تئوری است:
مهم است بدانیم که چه کسی حامی تئوری است. اگر خودتان هستید بگویید وگر نه بپرسید. یک سیگنال خطر زمانیست که کسی مالکیت یک تئوری خاص را بر عهده نگیرد. برخی افراد معتقدند (یا امیدوارند) که داده‌ها، مستقل از تعهد شخصی نسبت به تئوری، آن را راستی آزمایی می‌کنند. این اتفاق به ندرت رخ می‌دهد. افراد را تشویق به ارائه یک فرضیه، مکانیزم یا تئوری درباره نحوه اتفاق افتادن رویدادها کنید.
هر تئوری باید با قدرت تست شود. از آن جایی که تئوری‌ها به ذات هرگز کامل یا جهان‌شمول نیستند، مهم است روشن کنیم تحت چه شرایط یا فرضیاتی، نمودار معتبر یا مفید خواهد بود. وقتی یک تئوری در یک آزمون مردود شد، بپرسید “اگر این تئوری کار نکرد چه توضیحی بهتر کار خواهد کرد؟” اگر تست یک نمودار موضوع بین درست و غلط شود، بحث به سرعت به شرایط برد و باخت تنزل می‌کند و یادگیری مختل خواهد شد.
موقع ارائه دیاگرام‌های خود مراقب باشید، اگر مورد چالش قرار گرفتند، ممکن است به راحتی حالت دفاعی بگیرید و باز بودن ذهن که لازمه دریافت اطلاعات است را از دست بدهید.
می‌توانید کسب اطلاعات را با پرسیدن این موارد تسهیل کنید: “به نظر شما چطور X یاعث Y شد؟ منطق شما چیست؟ می‌توانید به من یک مثال معرفی کنید؟” (یا صرفا مطمئن شوید که در جمع کسی چنین سوالاتی می‌پرسد.) وقتی که پاسخ‌ها را شنیدید، دیدگاه خود را نیز بیان کنید (“خب برای من این طور عمل نکرده است…”). اما خط فکری و منطق خود را نیز به اشتراک گذارید.
به خاطر داشته باشید یک فرآیند گروهی موثر پیش از اتفاق نظر بر روی یک گزینه، جایگزین‌های بسیاری را استخراج خواهد کرد. بدون مقداری هدایت عملی، بیشتر گروه‌ها بر روی اولین پیشنهاد منطقی به توافق می‌رسند. آن هم بدون ارزیابی سایر احتمالات.

5- در ارتباط با فرآیند شفاف باشید

معمولا بهتر است که گروه برای فرآیند یک نقشه راه داشته باشند. مطمئن شوید که همه شرکت‌کنندگان فهمی واضح از فرآیند تفکر سیستمی دارند. در صورت لزوم یک جدول از مراحل نگرش سیستمی ترسیم کنید. در زمان‌های مختلف، یک توقف ایجاد کنید تا گروه بررسی کند که در کجای فرآیند است.

6- از نمودار به عنوان ابزار یادگیری استفاده کنید

گروه‌ها معمولا تا مطمئن نشوند که خط فکری امن است، تمایلی به اضافه کردن متغیرها و روابط به نمودارشان ندارند. اما گروه ممکن است نیازمند یک ایده در نمودار باشد تا به آن پاسخ دهد. برای اجتناب از این موقعیت مرغ و تخم مرغ، افراد را تشویق کنید تا از نمودار حلقه‌های علت و معلولی برای پشتیبانی از تفکر جمعی استفاده کنند؛ نه فقط ایده‌های ثبت و تست شده.
هر ایده یا پیشنهادی را در نمودار علیت نشان دهید. اگر کسی گفت “ساعات کار طولانی‌تر باعث خروج از کار بیشتر می‌شود” آن را به نمودار اضافه کنید. اگر شخص دیگری پاسخ داد “به نظر بالا بردن روحیه از خروج می‌کاهد” این را نیز در مدل بیاورید. اگر ایده‌ها کارساز نبود، دیاگرام را به حالت قبلی‌اش بازگردانید.
کلید عملی کردن این تکنیک استفاده از یادداشت‌های چسبان (مثل Post It) است. هر متغیر را روی برگه یادداشتی نوشته و بچسبانید و از ابعادی استفاده کنید که برای همگی قابل دیدن باشد. یادداشت‌ها را طوری بچینید که یک زنجیره علت و معلول تشکیل شود. اگر زنجیره به نظر دقیق بود، رابطه بین آن‌ها را تثبیت کنید.

تست تئوری

هر نمودار تفکر سیستمی نماینده یک تئوری از نحوه عملکرد سیستم است. موقع تست تئوری، به دنبال آزمودن اعتبار، قدرت توصیف، مرتبط و کاربردی بودن آن هستیم:
آیا تئوری قابل درک است؟ اجزایش از درون همخوانی دارند؟ اگر شکی وجود دارد بخواهید که توضیح داده شود و رابطه مشکوک را بازبینی کنید. بپرسید “این چطور باعث آن شده است؟” به اشتباه تکراری در تغییر تفسیر یک متغیر وقتی که در حلقه علیت دور می‌زنید گوش دهید.
آیا نمودار آنچه واقعا در حال رخ دادن است را توصیف می‌کند؟ این مورد را با چنین سوالی تست کنید:”چه الگوهای رفتاری را طبق این نمودار باید انتظار داشته باشیم؟ آیا با آنچه شاهدش هستیم سازگاری دارد؟ اگر نه بررسی کنید چرا؟ تعجب برانگیز است که چقدر نمودارها آنچه را ما می‌خواهیم نمایش می‌دهند و نه آنچه واقعا وجود دارد. مشکلی ندارد، اما مهم است که تصاویر شفافی از حقیقت کنونی و آینده دلخواهمان داشته باشیم. قاطی کردن یکی با دیگری می‌تواند مشکل‌ساز باشد.
آیا نمودارها چیزهایی که برایمان مهم هستند را توصیف می‌کنند؟ اگر نه، احتمالا روی بخش اشتباهی از تصویر متمرکز شده‌اید. آیا نمودار ما را به سمت اقدام موثر هدایت می‌کند؟ بپرسید ” اگر به این نمودار باور داشته باشیم، به ما توصیه می‌کند که چه کاری انجام دهیم؟ اهرم را در کجا خواهیم یافت؟” اگر پاسخ صریحی وجود ندارد احتمالا نمودار بیش از حد ساده شده است؛ یا اینکه متغیرهای بسیاری دارد و باعث دشواری در دیدن حلقه‌های علیت ضروری شده است.

یک متفکر سیستمی بودن

اینکه خود یک متفکر سیستمی باشید احتمالا مهمترین عامل در پشتیبانی از تفکر سیستمی در گروهتان است. اگر بینند که مدلی برای مهارت‌ها و رفتارهایی هستید که مشوق آنید، یک مثال قوی برایشان خواهید بود. ولی اگر ببینند که چیزی می‌گویید و کار دیگری انجام می‌دهید، تاثیر منفی بر کار خواهد گذاشت.
اقدامات و سبک رفتاری یک شخص می‌تواند نیرویی قدرتمند در تعیین مسیر کلی برای یک رویکرد باشد؛ مستقل از سطح و جایگاه شخص در سازمان.

 

سایر مطالب تفکر سیستمی:

  1. در سیستم پیچیده دینامیک بال پروانه طوفان به پا می‌کند
  2. هر سیستم یک مجموعه است و نه بالعکس
  3. هدف، روح نا پیدای سیستم
  4. مراقب کوه یخ سیستم‌ها باشیم
  5. دشمن را ملاقات کردیم : خود ما! (قسمت اول)
  6. دشمن را ملاقات کردیم : خود ما! (قسمت دوم)
  7. مثال‌هایی از مقاومت در برابر سیاست
  8. مقاومت علی سیاست: اشکال در سیستم یا سیاست؟
  9. بازخور (فیدبک): دستان پشت پرده سیستم‌ها
  10. وبسایت‌هایی برای مطالعه تفکر سیستمی
  11. تفکر سیستمی: یک جهان‌بینی عملیاتی (قسمت اول)
  12. تفکر سیستمی: یک جهان‌بینی عملیاتی (قسمت دوم)
  13. تفکر در زمینه‌ی تفکر سیستمی: چطور می توانیم راحت تر به آن تجهیز شویم؟
  14. 7 مهارت اساسی اندیشیدن (ابزارهای تفکر سیستمی)
  15. تفکر سیستمی: چه چیزی؟ چرا؟ چه زمانی؟ کجا؟ وچطور؟
  16. تفکر سیستمی: نیاز رهبران برای رشد پایدار کسب و کار
  17. معرفی چند کتاب تفکر سیستمی
  18. مربی‌گری و تسهیل تفکر سیستمی در سازمان
  19. 6 گام سیستمی اندیشیدن در عمل
  20. چطور ساختار سیستمی را ببینیم؟
  21. تفکر دینامیک (پویا) چیست؟
  22. ماتریس استقرار چشم انداز: چارچوبی برای تغییرات بزرگ
  23. از تفکر رویداد محور تا تفکر سیستم
  24. کلیپ تفکر سیستمی
  25. مدل ذهنی چیست؟
  26. مدل های ذهنی و مدل‌سازی دینامیک سیستم ها
  27. معرفی سه ابزار تفکر سیستمی تحت وب
  28. مسئولیت پذیری سازمانی : چطور جلوی یکی از سنگین‌ترین هزینه‌های سازمانمان را بگیریم؟
  29. سطوح مسئولیت پذیری سازمانی : درمانی برای پدیده‌ای خطرناک در سازمان
  30. تئوری‌پردازی برای خلق حلقه های علت و معلولی
  31. استفاده از نمودارهای حلقه علیت برای شفاف کردن مدل ذهنی
  32. شناسایی تاخیر ؛ چطور در سازمان در فرصت کمتر کار بیشتری انجام دهیم
  33. چرا معضل ترافیک کلانشهرها ساخت اتوبان و بزرگراه نیست؟
  34. معرفی تفکر سیستمی به سازمان ؛ چطور دیگران را با خود همراه کنیم؟
  35. عشق در تفکر سیستمی [ویدئو]: مثالی عملی در زندگی روزانه
  36. تفکر سیستمی و سازمان ناب : چطور تویوتا نوسانات بازار را در خود حل کرد
  37. تفکر سیستمی و چاقی : چرا گرسنگی راه لاغر شدن نیست؟
  38. نقطه اهرمی چیست؟ 12 نوع آن از دید تفکر سیستمی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *